Trụ sở chính của doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện gì?

Trụ sở chính là thông tin bắt buộc khi đăng ký thành lập doanh nghiệp và phải được xác định theo quy định pháp luật. Không phải mọi địa điểm đều có thể sử dụng làm trụ sở công ty, đặc biệt cần lưu ý đối với căn hộ chung cư, nhà ở và những địa điểm có mục đích sử dụng đặc thù. Vậy trụ sở chính của doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện gì?

Trụ sở chính của doanh nghiệp là gì?

Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính.

Địa chỉ trụ sở chính được sử dụng để:

• Giao dịch với khách hàng, đối tác;
• Nhận thông báo của cơ quan nhà nước;
• Thực hiện các thủ tục hành chính;
• Xác định cơ quan quản lý thuế và cơ quan có thẩm quyền liên quan;
• Công khai thông tin doanh nghiệp theo quy định.

Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn địa chỉ có thật, xác định được và phù hợp với quy định về đăng ký doanh nghiệp.

Trụ sở chính của doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện gì?

Phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam

Đối với doanh nghiệp thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam, trụ sở chính phải được đặt tại một địa điểm trên lãnh thổ Việt Nam.

Địa chỉ cần được kê khai đầy đủ, phù hợp với hệ thống địa giới hành chính tại thời điểm đăng ký.

Địa chỉ phải xác định được

Doanh nghiệp cần cung cấp địa chỉ cụ thể để cơ quan, tổ chức và cá nhân có thể liên hệ.

Thông tin thường bao gồm:

• Số nhà;
• Tên đường, phố hoặc khu vực;
• Xã, phường hoặc đơn vị hành chính tương ứng;
• Tỉnh, thành phố.

Đối với địa điểm trong tòa nhà, doanh nghiệp nên ghi rõ số phòng, tầng, tên tòa nhà nếu có.

Địa điểm phải phù hợp với mục đích sử dụng

Đây là vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

Không phải địa điểm nào có địa chỉ rõ ràng cũng mặc nhiên được sử dụng làm trụ sở doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần kiểm tra quy định về xây dựng, nhà ở, quản lý và sử dụng công trình đối với địa điểm dự kiến đặt trụ sở.

Đặc biệt, căn hộ chung cư được xây dựng với mục đích để ở không được sử dụng làm trụ sở doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về nhà ở.

Vì vậy, trước khi thuê địa điểm, doanh nghiệp nên kiểm tra mục đích sử dụng của tòa nhà và căn hộ để tránh phải thay đổi trụ sở sau khi đăng ký.

>>> Quý khách hàng đang băn khoăn về các vấn đề liên quan đến doanh nghiệp? Hãy kết nối ngay với Dịch vụ Pháp chế để được các chuyên gia hỗ trợ trọn gói, cam kết ra giấy phép đúng hạn.

Có được đặt trụ sở công ty tại nhà riêng không?

Có, nếu nhà riêng đáp ứng các điều kiện pháp luật và không thuộc trường hợp bị hạn chế sử dụng làm trụ sở.

Ví dụ, nhà ở riêng lẻ thuộc quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp của cá nhân có thể được sử dụng làm địa chỉ trụ sở nếu việc sử dụng địa điểm đó phù hợp với quy định pháp luật.

Doanh nghiệp cũng cần bảo đảm có quyền sử dụng hợp pháp địa điểm để phục vụ hoạt động của công ty.

Doanh nghiệp thuê văn phòng làm trụ sở có được không?

Có.

Doanh nghiệp không bắt buộc phải sở hữu địa điểm đặt trụ sở. Có thể thuê:

• Văn phòng;
• Tòa nhà thương mại;
• Văn phòng trong khu phức hợp;
• Địa điểm kinh doanh phù hợp với mục đích sử dụng.

Tuy nhiên, doanh nghiệp nên ký hợp đồng thuê rõ ràng, trong đó thể hiện quyền sử dụng địa điểm và mục đích thuê.

Trước khi ký, nên kiểm tra giấy tờ của bên cho thuê và mục đích sử dụng của tòa nhà.

Trụ sở chính có bắt buộc phải là nơi doanh nghiệp thực sự hoạt động không?

Trụ sở chính là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp, nhưng doanh nghiệp có thể tổ chức hoạt động tại các địa điểm khác phù hợp với mô hình kinh doanh.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể có:

• Trụ sở chính;
• Chi nhánh;
• Văn phòng đại diện;
• Địa điểm kinh doanh.

Vì vậy, không nên nhầm lẫn giữa trụ sở chính và địa điểm kinh doanh.

Nếu doanh nghiệp thường xuyên hoạt động tại một địa điểm khác ngoài trụ sở, cần xác định có phát sinh nhu cầu đăng ký địa điểm kinh doanh hoặc hình thức đơn vị phụ thuộc phù hợp hay không.

Trụ sở chính có cần treo biển công ty không?

Doanh nghiệp cần thực hiện việc gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính theo quy định.

Thông tin trên biển cần phù hợp với tên doanh nghiệp đã đăng ký.

Đây cũng là một trong những căn cứ giúp xác định doanh nghiệp có thực sự hoạt động tại địa chỉ đăng ký hay không.

Nếu doanh nghiệp không hoạt động tại trụ sở đăng ký thì sao?

Doanh nghiệp phải bảo đảm thông tin về trụ sở chính là chính xác và duy trì khả năng liên lạc tại địa chỉ đã đăng ký.

Nếu doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, không thể liên hệ hoặc không thực hiện nghĩa vụ theo quy định, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về:

• Quản lý thuế;
• Xác minh tình trạng hoạt động;
• Xử phạt vi phạm hành chính;
• Khóa hoặc hạn chế việc sử dụng hóa đơn trong những trường hợp pháp luật quy định;
• Khó khăn khi thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp.

Vì vậy, nếu chuyển địa điểm hoạt động, doanh nghiệp nên thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở thay vì tiếp tục sử dụng địa chỉ cũ.

Khi thay đổi trụ sở chính cần làm gì?

Khi chuyển trụ sở sang địa chỉ mới, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.

Hiện nay, thủ tục đăng ký doanh nghiệp được điều chỉnh bởi Nghị định 168/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025.

Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin địa chỉ mới trên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và thực hiện các thủ tục liên quan về thuế, hóa đơn, ngân hàng, bảo hiểm và các giấy tờ khác nếu có thay đổi.

Những lưu ý khi đăng ký trụ sở chính

Trước khi đăng ký, doanh nghiệp nên kiểm tra:

• Địa chỉ có tồn tại và xác định được không?
• Địa điểm có phù hợp với mục đích sử dụng không?
• Có phải căn hộ chung cư chỉ dùng để ở không?
• Bên cho thuê có quyền cho thuê địa điểm không?
• Hợp đồng thuê có cho phép sử dụng địa chỉ làm trụ sở không?
• Có thể nhận thư từ, thông báo tại địa chỉ này không?
• Doanh nghiệp có thể gắn tên tại trụ sở không?
• Nếu chuyển địa điểm, đã thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp chưa?

>>> Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chuyên sâu và tối ưu quy trình của bạn!

Kết luận

Trụ sở chính của doanh nghiệp phải là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ xác định và phù hợp với quy định pháp luật về đăng ký doanh nghiệp cũng như mục đích sử dụng của địa điểm.

Doanh nghiệp có thể đặt trụ sở tại nhà riêng, văn phòng thuê hoặc văn phòng chia sẻ nếu địa điểm đáp ứng điều kiện pháp luật. Tuy nhiên, không được sử dụng căn hộ chung cư có mục đích để ở làm trụ sở doanh nghiệp. Trước khi thuê địa điểm, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ hồ sơ pháp lý và mục đích sử dụng để tránh phát sinh rủi ro sau khi đăng ký.