Con dấu là một trong những công cụ được doanh nghiệp sử dụng trong hoạt động giao dịch và quản lý nội bộ. So với các quy định trước đây, pháp luật hiện hành trao cho doanh nghiệp quyền chủ động hơn trong việc quyết định số lượng, hình thức và nội dung con dấu. Vậy quy định về con dấu doanh nghiệp mới nhất hiện nay như thế nào?
Doanh nghiệp có bắt buộc phải có con dấu không?
Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền quyết định về con dấu của mình, bao gồm số lượng, hình thức và nội dung con dấu.
Như vậy, pháp luật hiện hành không quy định doanh nghiệp phải sử dụng con dấu trong mọi trường hợp. Doanh nghiệp có thể chủ động quyết định việc quản lý và sử dụng con dấu phù hợp với hoạt động của mình.
Luật Doanh nghiệp 2020 hiện vẫn là căn cứ pháp lý chính về con dấu doanh nghiệp; Luật số 76/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp có hiệu lực từ ngày 01/7/2025.
Doanh nghiệp được tự quyết định con dấu:
- Số lượng con dấu;
- Hình thức con dấu;
- Nội dung con dấu;
- Việc quản lý, lưu giữ và sử dụng con dấu.
Đây là điểm khác biệt đáng chú ý so với các quy định trước đây, khi con dấu doanh nghiệp chịu sự quản lý chặt chẽ hơn.
>>>Quý khách hàng đang băn khoăn về quy định liên quan đến con dấu doanh nghiệp? Hãy kết nối ngay với Dịch vụ Pháp chế để được các chuyên gia hỗ trợ trọn gói, cam kết ra giấy phép đúng hạn.
Con dấu doanh nghiệp có những nội dung gì?
Luật Doanh nghiệp 2020 không bắt buộc một mẫu con dấu chung áp dụng cho tất cả doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể tự quyết định nội dung con dấu, nhưng nên thể hiện những thông tin cơ bản để dễ nhận diện, chẳng hạn:
- Tên doanh nghiệp;
- Mã số doanh nghiệp;
- Một số thông tin nhận diện khác nếu doanh nghiệp có nhu cầu.
Doanh nghiệp cũng cần bảo đảm nội dung con dấu không vi phạm pháp luật, không xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân khác.
Ai có quyền quyết định về con dấu?
Thẩm quyền quyết định phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp và Điều lệ công ty.
Công ty TNHH
Đối với công ty TNHH, chủ sở hữu hoặc Hội đồng thành viên có thể quyết định các vấn đề liên quan đến con dấu theo thẩm quyền được pháp luật và Điều lệ quy định.
Công ty cổ phần
Đối với công ty cổ phần, doanh nghiệp cần căn cứ vào Điều lệ và cơ cấu quản trị để xác định cơ quan, người có thẩm quyền quyết định việc quản lý và sử dụng con dấu.
Doanh nghiệp tư nhân
Chủ doanh nghiệp tư nhân là người quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động và quản lý con dấu của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có được sử dụng nhiều con dấu không?
Có.
Doanh nghiệp có quyền quyết định số lượng con dấu. Vì vậy, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều con dấu nếu thấy cần thiết cho hoạt động quản lý và giao dịch.
Ví dụ, doanh nghiệp có thể sử dụng các con dấu khác nhau cho:
- Trụ sở chính;
- Chi nhánh;
- Văn phòng đại diện;
- Các bộ phận hoặc mục đích quản lý nội bộ, nếu phù hợp với quy định của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, doanh nghiệp nên có quy chế quản lý cụ thể để tránh tình trạng sử dụng con dấu không đúng thẩm quyền hoặc khó xác định trách nhiệm khi xảy ra tranh chấp.
Doanh nghiệp có phải thông báo mẫu con dấu trước khi sử dụng không?
Không.
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng.
Đây là điểm doanh nghiệp cần lưu ý nếu tham khảo các tài liệu hoặc bài viết cũ, bởi quy định trước đây về thông báo mẫu con dấu đã không còn áp dụng theo Luật Doanh nghiệp 2020.
Việc quản lý và sử dụng con dấu được quy định thế nào?
Khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định việc quản lý và lưu giữ con dấu thực hiện theo Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có con dấu ban hành.
Do đó, doanh nghiệp nên xây dựng quy chế cụ thể, trong đó xác định:
- Ai được quản lý con dấu;
- Ai có quyền sử dụng con dấu;
- Trường hợp nào được đóng dấu;
- Quy trình xin đóng dấu;
- Cách lưu giữ và bảo quản;
- Trách nhiệm khi làm mất hoặc sử dụng con dấu sai quy định.
Có thể giao con dấu cho người khác quản lý không?
Có. Doanh nghiệp có thể quy định người trực tiếp quản lý con dấu trong Điều lệ hoặc quy chế quản lý con dấu.
Tuy nhiên, người được giao quản lý cần thực hiện đúng phạm vi quyền hạn. Việc giao con dấu không đồng nghĩa với việc người đó đương nhiên có quyền quyết định mọi giao dịch của doanh nghiệp.
Con dấu có phải điều kiện để hợp đồng có hiệu lực không?
Không phải mọi hợp đồng đều bắt buộc phải có con dấu của doanh nghiệp.
Hiệu lực của hợp đồng được xác định theo quy định của pháp luật dân sự và pháp luật chuyên ngành tương ứng. Do đó, doanh nghiệp không nên mặc nhiên cho rằng một hợp đồng chỉ có giá trị khi được đóng dấu.
Tuy nhiên, nếu Điều lệ, quy chế nội bộ hoặc thỏa thuận giữa các bên có quy định về việc sử dụng con dấu thì doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định đó.
Đối với một số giao dịch, hồ sơ hoặc lĩnh vực đặc thù, pháp luật chuyên ngành có thể đặt ra yêu cầu riêng về hình thức và con dấu. Vì vậy, cần kiểm tra quy định áp dụng cho từng giao dịch cụ thể.
Làm mất con dấu doanh nghiệp phải làm gì?
Pháp luật doanh nghiệp hiện hành không còn quy định thủ tục thông báo mẫu con dấu như trước đây. Vì vậy, khi mất con dấu, doanh nghiệp cần chủ động xử lý theo quy chế quản lý con dấu của mình.
Doanh nghiệp nên thực hiện:
- Xác định thời điểm và hoàn cảnh mất con dấu;
- Thông báo cho người có thẩm quyền trong doanh nghiệp;
- Kiểm tra các tài liệu, giao dịch có khả năng đã sử dụng con dấu;
- Có biện pháp ngăn ngừa việc sử dụng con dấu bị mất;
- Làm con dấu mới nếu doanh nghiệp vẫn có nhu cầu sử dụng;
- Cập nhật lại quy chế quản lý con dấu nếu cần thiết.
Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi sử dụng con dấu?
Doanh nghiệp nên lưu ý một số vấn đề sau:
- Không giao con dấu cho người không có trách nhiệm quản lý.
- Xây dựng quy chế sử dụng con dấu rõ ràng.
- Kiểm soát việc đóng dấu trên hợp đồng, văn bản quan trọng.
- Không để người khác tự ý sử dụng con dấu.
- Kiểm tra nội dung văn bản trước khi đóng dấu.
- Khi thay đổi người quản lý con dấu cần lập biên bản bàn giao.
- Khi mất con dấu cần xử lý ngay để hạn chế rủi ro.
- Với giao dịch đặc thù, cần kiểm tra thêm quy định pháp luật chuyên ngành.
Kết luận
Quy định về con dấu doanh nghiệp mới nhất cho thấy doanh nghiệp được trao quyền chủ động khá lớn. Doanh nghiệp có thể tự quyết định số lượng, hình thức và nội dung con dấu, đồng thời không phải thông báo mẫu con dấu trước khi sử dụng.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần xây dựng quy chế quản lý chặt chẽ, xác định rõ người có thẩm quyền và phạm vi sử dụng con dấu. Đặc biệt, không nên đồng nhất việc có con dấu với việc một giao dịch đương nhiên có hiệu lực; hiệu lực của từng văn bản, hợp đồng còn phụ thuộc vào quy định pháp luật áp dụng.
>>> Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chuyên sâu và tối ưu quy trình của bạn!
