Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh nhiều vấn đề pháp lý liên quan đến hợp đồng, lao động, thuế, sở hữu trí tuệ, quản trị nội bộ và hoạt động kinh doanh. Nếu không được nhận diện và xử lý kịp thời, những rủi ro này có thể dẫn đến tranh chấp, xử phạt hoặc gây thiệt hại về tài chính. Vậy những rủi ro pháp lý doanh nghiệp thường gặp là gì và doanh nghiệp cần làm gì để hạn chế các rủi ro này?
Rủi ro pháp lý trong quá trình thành lập và đăng ký doanh nghiệp
Ngay từ khi thành lập, doanh nghiệp đã có thể gặp phải những vấn đề pháp lý nếu lựa chọn tên, ngành nghề hoặc địa chỉ trụ sở không phù hợp.
Một số rủi ro thường gặp gồm:
- Đặt tên doanh nghiệp trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký.
- Đăng ký ngành nghề chưa phù hợp với hoạt động thực tế.
- Đặt trụ sở tại địa điểm không được phép sử dụng làm trụ sở doanh nghiệp.
- Kê khai thông tin đăng ký doanh nghiệp không chính xác.
- Không thực hiện đăng ký thay đổi khi thông tin doanh nghiệp có sự thay đổi.
Theo Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, khi có thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
Do đó, doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát thông tin đăng ký để kịp thời cập nhật khi có thay đổi.
Rủi ro liên quan đến hợp đồng
Hợp đồng là một trong những lĩnh vực phát sinh tranh chấp phổ biến trong hoạt động doanh nghiệp.
Rủi ro có thể xuất hiện khi:
- Hợp đồng không quy định rõ quyền và nghĩa vụ của các bên.
- Không có điều khoản về phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại.
- Điều khoản thanh toán không rõ ràng.
- Không quy định cụ thể về thời điểm giao hàng, nghiệm thu.
- Người ký hợp đồng không có thẩm quyền.
- Doanh nghiệp không lưu giữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ thực hiện hợp đồng.
Theo Điều 385 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự.
Vì vậy, trước khi ký kết, doanh nghiệp nên kiểm tra tư cách pháp lý và thẩm quyền của người ký, đồng thời rà soát kỹ từng điều khoản có thể phát sinh nghĩa vụ hoặc trách nhiệm.
Rủi ro pháp lý về lao động
Quan hệ giữa doanh nghiệp và người lao động cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu doanh nghiệp không tuân thủ pháp luật lao động.
Một số vấn đề thường gặp gồm:
- Ký hợp đồng lao động không đúng quy định.
- Không giao kết hợp đồng bằng hình thức phù hợp.
- Không trả lương hoặc trả lương không đúng thỏa thuận.
- Không bảo đảm thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.
- Xử lý kỷ luật lao động không đúng trình tự.
- Chấm dứt hợp đồng lao động trái quy định.
- Không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ về bảo hiểm bắt buộc.
Theo Điều 13 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên.
Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình tuyển dụng, ký kết, quản lý và chấm dứt hợp đồng lao động phù hợp với pháp luật.
Rủi ro về thuế và hóa đơn, chứng từ
Nghĩa vụ thuế là một trong những vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng.
Các rủi ro thường gặp gồm:
- Kê khai thuế không chính xác.
- Nộp hồ sơ khai thuế chậm.
- Không xuất hóa đơn khi phát sinh nghĩa vụ.
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.
- Hạch toán chi phí không đúng quy định.
- Không lưu trữ đầy đủ chứng từ kế toán.
Những sai sót này có thể dẫn đến việc doanh nghiệp bị truy thu thuế, tính tiền chậm nộp hoặc xử phạt vi phạm hành chính tùy theo tính chất và mức độ vi phạm.
Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm soát hóa đơn, chứng từ và thường xuyên đối chiếu số liệu kế toán, thuế để phát hiện sai sót sớm.
Rủi ro khi kinh doanh ngành nghề có điều kiện
Một số ngành nghề chỉ được phép hoạt động khi doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện theo pháp luật chuyên ngành.
Theo Điều 7 Luật Đầu tư 2020, ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện là ngành, nghề mà việc thực hiện hoạt động đầu tư kinh doanh phải đáp ứng điều kiện vì những lý do liên quan đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng.
Rủi ro thường gặp là doanh nghiệp đã đăng ký ngành nghề nhưng chưa có giấy phép hoặc chưa đáp ứng điều kiện để thực tế kinh doanh.
Do đó, việc có ngành nghề trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được phép hoạt động ngay nếu ngành nghề đó thuộc danh mục kinh doanh có điều kiện.
Rủi ro về sở hữu trí tuệ
Tên thương mại, nhãn hiệu, logo, phần mềm, thiết kế và các nội dung sáng tạo đều có thể phát sinh tranh chấp về quyền sở hữu trí tuệ.
Doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi:
- Sử dụng nhãn hiệu của bên khác mà chưa được phép.
- Không đăng ký bảo hộ nhãn hiệu.
- Sao chép hình ảnh, nội dung hoặc phần mềm của bên khác.
- Sử dụng tài sản trí tuệ của nhân viên hoặc đối tác nhưng không có thỏa thuận rõ ràng.
Doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra khả năng đăng ký bảo hộ và xác lập quyền đối với các tài sản trí tuệ quan trọng.
Rủi ro trong quản trị và nội bộ doanh nghiệp
Mâu thuẫn giữa thành viên, cổ đông hoặc người quản lý cũng là một trong những nguyên nhân dẫn đến tranh chấp.
Một số trường hợp thường gặp:
- Không tuân thủ đúng quy trình thông qua quyết định.
- Không tổ chức họp hoặc lập biên bản đúng quy định.
- Tranh chấp về tỷ lệ sở hữu.
- Không xác định rõ quyền và nghĩa vụ của thành viên, cổ đông.
- Người đại diện theo pháp luật thực hiện giao dịch vượt quá thẩm quyền.
Doanh nghiệp cần xây dựng Điều lệ rõ ràng và thực hiện đầy đủ các thủ tục quản trị nội bộ theo quy định của pháp luật.
Rủi ro khi thay đổi thông tin doanh nghiệp
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể thay đổi:
- Tên công ty.
- Địa chỉ trụ sở.
- Vốn điều lệ.
- Người đại diện theo pháp luật.
- Thành viên hoặc cổ đông.
- Ngành, nghề kinh doanh.
Nếu không cập nhật thông tin kịp thời, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi giao dịch với ngân hàng, đối tác, cơ quan thuế hoặc thực hiện các thủ tục hành chính.
Nhận xét từ Luật sư Chuyên môn doanh nghiệp không nên chỉ xử lý vấn đề pháp lý khi tranh chấp đã xảy ra. Việc rà soát hợp đồng, hồ sơ nội bộ, nghĩa vụ thuế và điều kiện kinh doanh định kỳ sẽ giúp phát hiện sớm sai sót và giảm đáng kể nguy cơ phát sinh trách nhiệm pháp lý.
Doanh nghiệp cần làm gì để hạn chế rủi ro pháp lý?
Để chủ động phòng ngừa, doanh nghiệp nên thực hiện một số giải pháp:
Xây dựng quy trình kiểm soát pháp lý
Doanh nghiệp nên có quy trình kiểm tra đối với các hoạt động quan trọng như ký hợp đồng, tuyển dụng, thanh toán, đầu tư và thay đổi thông tin đăng ký.
Rà soát hợp đồng định kỳ
Các hợp đồng có giá trị lớn hoặc thời hạn dài cần được kiểm tra trước khi ký và rà soát trong quá trình thực hiện.
Theo dõi thay đổi của pháp luật
Quy định pháp luật có thể được sửa đổi, bổ sung. Doanh nghiệp cần cập nhật những quy định liên quan trực tiếp đến ngành nghề và hoạt động của mình.
Sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý khi cần thiết
Đối với các giao dịch phức tạp, tranh chấp hoặc vấn đề có giá trị lớn, doanh nghiệp nên tham vấn luật sư hoặc bộ phận pháp chế để đánh giá rủi ro trước khi đưa ra quyết định.
Kết luận
Những rủi ro pháp lý doanh nghiệp thường gặp có thể xuất hiện ở hầu hết các giai đoạn, từ thành lập, ký hợp đồng, tuyển dụng lao động đến thực hiện nghĩa vụ thuế, kinh doanh ngành nghề có điều kiện và quản trị nội bộ. Chủ động nhận diện và kiểm soát rủi ro ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tranh chấp, chi phí phát sinh và các biện pháp xử lý từ cơ quan có thẩm quyền.
Nếu bạn đang gặp khó khăn hoặc không hiểu các vấn đề gì thì hãy liên hệ với các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để được hỗ trợ
