Thủ tục Thành lập Chi nhánh Công ty tại Việt Nam: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z – Góc Nhìn Từ Team Dịch Vụ Pháp Chế-Luật Thiên Mã

Việc thành lập chi nhánh công ty là một bước đi chiến lược quan trọng, giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động, tiếp cận thị trường mới và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có thể thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của công ty mẹ, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Tuy nhiên, để thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh công ty một cách hợp pháp và hiệu quả, khách hàng cần nắm vững các quy định của pháp luật Việt Nam, đặc biệt là Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Team Dịch Vụ Pháp Chế-Luật Thiên Mã sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết nhất về toàn bộ quy trình này.

I. Cơ Sở Pháp Lý Cho Thủ tục Thành lập Chi nhánh Công ty

Các quy định pháp luật chính điều chỉnh thủ tục thành lập chi nhánh công ty tại Việt Nam bao gồm:

Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17/6/2020. Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp. Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT ngày 16/3/2021 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.

II. Điều Kiện Để Thực Hiện Thủ tục Thành lập Chi nhánh Công ty

Trước khi tiến hành các bước trong thủ tục thành lập chi nhánh công ty, khách hàng cần đảm bảo công ty mẹ và chi nhánh dự kiến đáp ứng các điều kiện sau:

1. Tư cách pháp lý của Công ty mẹ:
   • Công ty mẹ phải là doanh nghiệp đã được thành lập hợp pháp và đang hoạt động bình thường theo quy định của pháp luật Việt Nam.
   • Công ty mẹ không trong tình trạng giải thể, phá sản, tạm ngừng kinh doanh hoặc bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
   • Việc thành lập chi nhánh phải được thông qua bằng Nghị quyết hoặc Quyết định của cấp có thẩm quyền cao nhất của công ty mẹ (Chủ sở hữu công ty đối với Công ty TNHH MTV/Doanh nghiệp tư nhân; Hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên/Công ty Hợp danh; Hội đồng quản trị đối với Công ty Cổ phần).
2. Tên của Chi nhánh:
   • Phải bao gồm tên đầy đủ của doanh nghiệp mẹ kèm theo cụm từ “Chi nhánh”.
   • Phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái Tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
   • Phần tên riêng trong tên chi nhánh không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp” hoặc các cụm từ tương tự.
   • Tên chi nhánh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh. Khi in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, tên chi nhánh phải có khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của công ty mẹ.
3. Địa chỉ trụ sở của Chi nhánh:
   • Phải có địa chỉ rõ ràng, cụ thể (số nhà, ngách/hẻm, phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố).
   • Địa điểm đặt trụ sở phải hợp pháp và có chức năng phù hợp với hoạt động kinh doanh. Không được đặt trụ sở tại căn hộ chung cư chỉ dùng để ở (trừ trường hợp có quy định riêng cho phép kinh doanh).
4. Ngành, nghề kinh doanh của Chi nhánh:
   • Phải hoàn toàn phù hợp và nằm trong các ngành, nghề kinh doanh mà công ty mẹ đã đăng ký trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Chi nhánh không được phép kinh doanh ngành nghề mà công ty mẹ chưa đăng ký.
   • Nếu ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh thuộc danh mục ngành, nghề kinh doanh có điều kiện, chi nhánh phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện đó theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
5. Người đứng đầu Chi nhánh:
   • Phải là cá nhân có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
   • Không thuộc các trường hợp bị cấm quản lý doanh nghiệp.
   • Được công ty mẹ ủy quyền hoặc bổ nhiệm để điều hành hoạt động của chi nhánh.
6. Hình thức hạch toán của Chi nhánh:
   • Công ty mẹ cần quyết định rõ chi nhánh sẽ hoạt động theo hình thức hạch toán độc lập (tự tổ chức kế toán, tự kê khai và nộp một số loại thuế) hay hạch toán phụ thuộc (mọi hoạt động tài chính được tổng hợp và kê khai tại công ty mẹ). Quyết định này sẽ ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế và quản lý kế toán sau này.

III. Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị Cho Thủ tục Thành lập Chi nhánh Công ty

Để thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh công ty, khách hàng cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ theo quy định tại Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP:

1. Thông báo về việc đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh:
   • Sử dụng mẫu Phụ lục II-7 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
   • Phải do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.
   • Điền đầy đủ các thông tin chi tiết về chi nhánh dự kiến (tên, địa chỉ, ngành nghề, người đứng đầu, hình thức hạch toán) và thông tin của công ty mẹ.
2. Bản sao Nghị quyết, Quyết định và Biên bản họp (bản sao hợp lệ) của cấp có thẩm quyền về việc thành lập chi nhánh:
   • Đối với Công ty TNHH Một thành viên/Doanh nghiệp tư nhân: Bản sao Quyết định của chủ sở hữu công ty.
   • Đối với Công ty TNHH Hai thành viên trở lên/Công ty Hợp danh: Bản sao Nghị quyết, Quyết định và Biên bản họp của Hội đồng thành viên.
   • Đối với Công ty Cổ phần: Bản sao Nghị quyết, Quyết định và Biên bản họp của Hội đồng quản trị.
   • Các bản sao này phải là bản sao hợp lệ (có chứng thực từ bản chính hoặc bản sao có đóng dấu giáp lai của công ty mẹ, kèm chữ ký xác nhận của người có thẩm quyền).
3. Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh:
   • Bản sao chứng thực hoặc bản sao có công chứng của một trong các giấy tờ sau còn hiệu lực: Thẻ Căn cước công dân (CCCD), Chứng minh nhân dân (CMND), hoặc Hộ chiếu.
4. Văn bản ủy quyền (nếu có):
   • Trong trường hợp người trực tiếp nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ.
   • Văn bản ủy quyền phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu của công ty mẹ (nếu có).
   • Kèm theo bản sao chứng thực hoặc bản sao có công chứng của CCCD/CMND/Hộ chiếu của người được ủy quyền.

IV. Quy Trình Thực Hiện Thủ tục Thành lập Chi nhánh Công ty

Quy trình thủ tục thành lập chi nhánh công ty được Team Dịch Vụ Pháp Chế-Luật Thiên Mã hướng dẫn chi tiết qua các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị Hồ sơ:

• Team Dịch Vụ Pháp Chế-Luật Thiên Mã sẽ tư vấn cụ thể về các giấy tờ cần thiết, loại hình chi nhánh, hình thức hạch toán phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
• Chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng soạn thảo đầy đủ các tài liệu theo mẫu quy định, đảm bảo tính hợp lệ, chính xác và giảm thiểu rủi ro sai sót.

Bước 2: Nộp Hồ sơ:

Địa điểm nộp:

• • Nếu chi nhánh được thành lập cùng tỉnh/thành phố với công ty mẹ: Hồ sơ sẽ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty mẹ đặt trụ sở chính.
  • Nếu chi nhánh được thành lập ở tỉnh/thành phố khác với công ty mẹ: Hồ sơ sẽ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh dự kiến đặt trụ sở.

Phương thức nộp:

• • Nộp trực tiếp: Tại bộ phận Một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh.
  • Nộp qua đường bưu điện: Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích.
  • Nộp trực tuyến: Thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn) bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng. Phương thức này được khuyến khích để tiết kiệm thời gian và chi phí.

Bước 3: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh:

• Thời gian giải quyết theo quy định là trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày Phòng Đăng ký kinh doanh nhận được hồ sơ hợp lệ.
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ hoặc cần bổ sung, sửa đổi, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ có thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do và hướng dẫn chi tiết.
• Phòng Đăng ký kinh doanh nơi cấp Giấy chứng nhận sẽ cập nhật thông tin về chi nhánh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và gửi thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty mẹ đặt trụ sở chính (đối với chi nhánh khác tỉnh).

Bước 4: Thực hiện các thủ tục sau khi thành lập chi nhánh: Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, khách hàng và chi nhánh cần thực hiện các thủ tục sau để chính thức đi vào hoạt động và tuân thủ nghĩa vụ pháp lý:

• Khắc dấu chi nhánh (nếu có nhu cầu): Mặc dù không bắt buộc, nhiều chi nhánh chọn khắc con dấu riêng để thuận tiện trong giao dịch. Doanh nghiệp tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu, sau đó thông báo mẫu con dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Kê khai và nộp lệ phí môn bài:
  • Nếu chi nhánh được thành lập trong 6 tháng đầu năm (từ ngày 01/01 đến 30/06), mức lệ phí môn bài là 1.000.000 VNĐ/năm.
  • Nếu chi nhánh được thành lập trong 6 tháng cuối năm (từ ngày 01/07 đến 31/12), mức lệ phí môn bài là 500.000 VNĐ cho năm đầu tiên.
  • Hạn chót kê khai và nộp lệ phí môn bài là ngày 30/01 của năm sau năm chi nhánh thành lập.
  • Lưu ý: Nếu chi nhánh cùng tỉnh với công ty mẹ, công ty mẹ sẽ kê khai và nộp lệ phí môn bài thay chi nhánh. Nếu chi nhánh khác tỉnh, chi nhánh sẽ tự kê khai và nộp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Đăng ký mã số thuế: Chi nhánh sẽ được cấp mã số thuế phụ thuộc vào mã số thuế của công ty mẹ.
• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Chi nhánh cần đăng ký để có thể xuất hóa đơn hợp pháp cho các giao dịch của mình.
• Mở tài khoản ngân hàng riêng (nếu hạch toán độc lập): Để phục vụ các giao dịch tài chính độc lập của chi nhánh, giúp việc quản lý dòng tiền minh bạch hơn.
• Đăng ký chữ ký số điện tử: Cần thiết để thực hiện các giao dịch thuế điện tử, kê khai báo cáo và các thủ tục hành chính trực tuyến khác.
• Treo biển hiệu tại trụ sở chi nhánh: Đảm bảo tuân thủ quy định về biển hiệu doanh nghiệp, bao gồm tên chi nhánh, địa chỉ.
• Thông báo tới cơ quan thuế: Gửi thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp chi nhánh để được hướng dẫn về các nghĩa vụ thuế.

V. Chi Phí và Thời Gian Thực Hiện Thủ tục Thành lập Chi nhánh Công ty

Lệ phí nhà nước: 50.000 VNĐ/lần cho việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.

Chi phí dịch vụ pháp lý: Tùy thuộc vào phạm vi công việc mà khách hàng yêu cầu, hình thức hạch toán (độc lập/phụ thuộc) và địa điểm chi nhánh (cùng tỉnh/khác tỉnh với công ty mẹ). Team Dịch Vụ Pháp Chế-Luật Thiên Mã sẽ cung cấp báo giá chi tiết và cạnh tranh nhất sau khi nắm rõ nhu cầu của khách hàng. Các gói dịch vụ của chúng tôi thường dao động từ 700.000 VNĐ trở lên (chưa bao gồm phí nhà nước và phí khắc dấu nếu có).

Thời gian hoàn thành:

Đối với Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh: Khoảng 03 ngày làm việc kể từ khi nộp hồ sơ hợp lệ.

Tổng thời gian hoàn tất các thủ tục sau thành lập (khắc dấu, đăng ký thuế ban đầu, đăng ký hóa đơn điện tử…): Khoảng 5 – 7 ngày làm việc tiếp theo.

KẾT LUẬN: Đồng Hành Cùng Khách Hàng Trên Hành Trình Phát Triển

Thủ tục thành lập chi nhánh công ty là một quy trình đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ pháp luật. Việc nắm vững các điều kiện, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và thực hiện đúng quy trình sẽ giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Team Dịch Vụ Pháp Chế-Luật Thiên Mã tự hào là đối tác đáng tin cậy, cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ trọn gói, chuyên nghiệp, giúp khách hàng vượt qua mọi thách thức pháp lý trong hành trình mở rộng kinh doanh.

Nếu khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần hỗ trợ chuyên sâu về thủ tục thành lập chi nhánh công ty, xin đừng ngần ngại liên hệ với Team Dịch Vụ Pháp Chế-Luật Thiên Mã ngay hôm nay để nhận được tư vấn tận tình và chuyên nghiệp nhất!