Thủ Tục Đổi Tên Giám Đốc Công Ty TNHH: Hướng Dẫn Chi Tiết Và Lưu Ý Quan Trọng

Việc đổi tên giám đốc công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) thực chất là thủ tục thay đổi thông tin của người đại diện theo pháp luật hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc (trong trường hợp Giám đốc/Tổng giám đốc không đồng thời là người đại diện theo pháp luật). Đây là một thay đổi quan trọng trong cơ cấu quản lý của doanh nghiệp và cần được thực hiện đúng quy định pháp luật để đảm bảo tính hợp lệ của các giao dịch và hoạt động của công ty.

Team Dịch Vụ Pháp Chế-Luật Thiên Mã xin hướng dẫn chi tiết về thủ tục này.

1. Phân Biệt Các Trường Hợp Thay Đổi “Giám Đốc”

Trước hết, cần xác định rõ trường hợp thay đổi “Giám đốc” của công ty bạn:

Trường hợp 1: Thay đổi Giám đốc/Tổng giám đốc đồng thời là Người đại diện theo pháp luật của công ty.

Đây là trường hợp phổ biến nhất, khi vị trí Giám đốc/Tổng giám đốc cũng chính là người chịu trách nhiệm pháp lý cao nhất của doanh nghiệp trước pháp luật. Việc thay đổi người này sẽ ảnh hưởng đến thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp 2: Thay đổi Giám đốc/Tổng giám đốc KHÔNG phải là Người đại diện theo pháp luật của công ty.

Trong một số công ty TNHH (đặc biệt là công ty TNHH hai thành viên trở lên), Người đại diện theo pháp luật có thể là Chủ tịch Hội đồng thành viên, còn Giám đốc/Tổng giám đốc là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày. Trong trường hợp này, việc thay đổi Giám đốc/Tổng giám đốc không cần thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh (Sở Kế hoạch và Đầu tư) mà chỉ cần thực hiện theo quy định nội bộ của công ty và điều lệ. Hồ sơ sẽ được lưu trữ tại trụ sở công ty.

2. Hồ Sơ Thay Đổi Giám Đốc (Người Đại Diện Theo Pháp Luật) Công Ty TNHH

Hồ sơ cần chuẩn bị sẽ khác nhau một chút tùy thuộc vào loại hình công ty TNHH:

2.1. Đối với Công ty TNHH Một Thành Viên (Do cá nhân hoặc tổ chức làm chủ sở hữu)

1. Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật: Theo mẫu Phụ lục II-2 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
2. Quyết định của Chủ sở hữu công ty về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
   • Nếu Chủ sở hữu là cá nhân: Ký và ghi rõ họ tên.
   • Nếu Chủ sở hữu là tổ chức: Ký và đóng dấu của người đại diện theo pháp luật của tổ chức đó.
3. Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân còn hiệu lực của Giám đốc mới:
   • Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu.
   • Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
4. Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (nếu người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật cũ hoặc mới). Văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực. Kèm theo bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền.

2.2. Đối với Công ty TNHH Hai Thành Viên Trở Lên

1. Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật: Theo mẫu Phụ lục II-2 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. (Do Chủ tịch Hội đồng thành viên ký hoặc thành viên được ủy quyền).
2. Quyết định của Hội đồng thành viên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
   • Quyết định phải được thông qua theo tỷ lệ tán thành được quy định trong Điều lệ công ty (thường là từ 65% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp trở lên, trừ khi Điều lệ có quy định khác).
3. Biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
   • Ghi rõ nội dung cuộc họp, những người tham dự, kết quả biểu quyết (miễn nhiệm Giám đốc cũ và bổ nhiệm Giám đốc mới).
4. Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân còn hiệu lực của Giám đốc mới:
   • Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu.
   • Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
5. Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (nếu người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật cũ hoặc mới). Văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực. Kèm theo bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền.

Lưu ý: Một số Sở Kế hoạch và Đầu tư có thể yêu cầu nộp lại bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũ để cấp lại bản mới. Tuy nhiên, nhiều nơi đã không còn yêu cầu này.

3. Quy Trình Thực Hiện Thủ Tục Đổi Tên Giám Đốc

Thủ tục đổi tên Giám đốc (người đại diện theo pháp luật) được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị Hồ sơ

Soạn thảo đầy đủ các tài liệu cần thiết như đã nêu ở Mục 2, đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của thông tin.

Bước 2: Nộp Hồ sơ

Có hai hình thức nộp hồ sơ:

Nộp trực tuyến:

• • Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: https://dangkykinhdoanh.gov.vn/.
  • Đăng ký tài khoản (nếu chưa có) hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh/chữ ký số công cộng.
  • Chọn dịch vụ “Đăng ký thay đổi doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc”.
  • Tải lên các tài liệu đã chuẩn bị (định dạng .doc, .docx hoặc .pdf) và ký điện tử bằng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh.
  • Nộp lệ phí công bố thông tin (hiện tại là 100.000 VNĐ).
  • Lưu ý: Nếu hồ sơ được nộp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh (không có chữ ký số công cộng), sau khi hồ sơ được Phòng Đăng ký kinh doanh chấp thuận hợp lệ qua mạng, doanh nghiệp cần nộp thêm 01 bộ hồ sơ bản giấy tương ứng đến Phòng Đăng ký kinh doanh để nhận kết quả.

Nộp trực tiếp:

Nộp hồ sơ đã chuẩn bị tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi công ty đặt trụ sở chính.

Bước 3: Tiếp nhận và Xử lý Hồ sơ

• Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.
• Thời hạn giải quyết: Trong vòng 03 (ba) ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ ra Thông báo bằng văn bản yêu cầu doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung. Doanh nghiệp cần sửa và nộp lại theo yêu cầu.

Bước 4: Nhận Kết Quả

Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với thông tin Giám đốc (người đại diện theo pháp luật) đã được cập nhật.

4. Các Công Việc Cần Thực Hiện Sau Khi Thay Đổi Giám Đốc

Việc nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới chỉ là bước đầu tiên. Doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau để đảm bảo hoạt động liên tục và tuân thủ pháp luật:

• Cập nhật thông tin với cơ quan thuế: Mặc dù Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm gửi thông tin thay đổi người đại diện theo pháp luật tới cơ quan thuế, nhưng doanh nghiệp vẫn nên chủ động kiểm tra và cập nhật thông tin trên hệ thống thuế điện tử (nếu có thay đổi khác).
• Cập nhật thông tin với ngân hàng: Liên hệ ngân hàng nơi công ty có tài khoản để cập nhật thông tin người đại diện theo pháp luật, chữ ký mẫu mới và các giấy tờ liên quan. Điều này rất quan trọng để đảm bảo các giao dịch tài chính không bị gián đoạn.
• Cập nhật thông tin với các đối tác: Thông báo chính thức cho khách hàng, nhà cung cấp, đối tác kinh doanh về sự thay đổi Giám đốc để duy trì mối quan hệ và minh bạch thông tin.
• Thay đổi thông tin trên con dấu (nếu có): Nếu con dấu cũ có khắc tên Giám đốc, cần làm lại con dấu mới với tên Giám đốc mới và thông báo mẫu dấu mới (nếu cần).
• Thay đổi thông tin trên các giấy phép con (nếu có): Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, có thể cần cập nhật thông tin người đại diện theo pháp luật trên các giấy phép con liên quan.
• Điều chỉnh Điều lệ công ty: Đảm bảo Điều lệ công ty được cập nhật đúng với thông tin Giám đốc mới, đặc biệt nếu Giám đốc là người đại diện theo pháp luật hoặc có quy định cụ thể trong Điều lệ về vị trí này.
• Thanh lý hợp đồng lao động với Giám đốc cũ và ký hợp đồng với Giám đốc mới.
• Thực hiện các nghĩa vụ về bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân cho Giám đốc cũ và mới theo quy định.

5. Thời Hạn Quan Trọng Cần Lưu Ý

Theo Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật (tức là kể từ ngày quyết định miễn nhiệm giám đốc cũ và bổ nhiệm giám đốc mới có hiệu lực).

Việc không tuân thủ thời hạn này có thể dẫn đến việc bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về đăng ký doanh nghiệp.

6. Hỗ Trợ Từ Team Dịch Vụ Pháp Chế-Luật Thiên Mã

Thủ tục thay đổi Giám đốc (người đại diện theo pháp luật) tuy không quá phức tạp nhưng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ và tuân thủ đúng quy trình, thời hạn. Đặc biệt, việc cập nhật thông tin sau khi thay đổi với các cơ quan và đối tác liên quan cần được thực hiện đồng bộ.

Team Dịch Vụ Pháp Chế-Luật Thiên Mã với kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực tư vấn doanh nghiệp, sẵn sàng hỗ trợ quý công ty:

• Tư vấn chi tiết về các quy định pháp luật liên quan đến việc thay đổi Giám đốc.
• Soạn thảo đầy đủ và chính xác các văn bản, hồ sơ cần thiết.
• Đại diện thực hiện thủ tục tại Phòng Đăng ký kinh doanh, đảm bảo hồ sơ được nộp và xử lý nhanh chóng, hợp lệ.
• Hỗ trợ các thủ tục sau thay đổi (cập nhật thông tin ngân hàng, thuế, con dấu, v.v.).

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp của bạn hoàn tất thủ tục thay đổi Giám đốc một cách thuận lợi và hiệu quả nhất!