Trong quy trình tạm ngưng kinh doanh của một doanh nghiệp, có một văn bản đóng vai trò trung tâm, là “linh hồn” của bộ hồ sơ và là yếu tố quyết định tính hợp lệ của việc tạm dừng hoạt động. Đó chính là “Thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh“. Mặc dù là một trong những tài liệu chính trong hồ sơ tạm ngưng kinh doanh, tầm quan trọng và sự phức tạp trong việc điền đúng, đủ thông tin của văn bản này đòi hỏi một sự phân tích chi tiết và chuyên sâu riêng. Team Dịch Vụ Pháp Chế-Luật Thiên Mã sẽ cung cấp hướng dẫn toàn diện về văn bản này, từ mục đích, mẫu biểu, người ký, đến từng nội dung cần kê khai và những lưu ý quan trọng nhất.
I. Khái Quát Về “Thông Báo Tạm Ngưng Kinh Doanh”
“Thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh hoặc tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh” (sau đây gọi tắt là “Thông báo tạm ngừng kinh doanh”) là văn bản pháp lý chính thức mà doanh nghiệp gửi đến cơ quan đăng ký kinh doanh để thông báo về việc tạm thời ngừng hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Mục đích cốt lõi của Thông báo tạm ngừng kinh doanh:
- Tuyên bố ý chí chính thức: Đây là văn bản thể hiện ý chí rõ ràng và hợp pháp của doanh nghiệp về việc tạm dừng hoạt động.
- Cơ sở để cập nhật tình trạng pháp lý: Thông báo này là căn cứ để Phòng Đăng ký kinh doanh (thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư) cập nhật tình trạng pháp lý của doanh nghiệp từ “Đang hoạt động” sang “Tạm ngừng kinh doanh” trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Minh bạch hóa thông tin: Giúp các cơ quan quản lý nhà nước (thuế, bảo hiểm xã hội, thống kê) và các bên liên quan (đối tác, khách hàng, ngân hàng) nắm bắt được tình trạng hoạt động thực tế của doanh nghiệp, từ đó điều chỉnh các nghĩa vụ và quan hệ pháp lý tương ứng.
II. Mẫu Biểu Bắt Buộc và Người Ký “Thông Báo Tạm Ngưng Kinh Doanh”
Để đảm bảo tính hợp lệ của Thông báo tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về mẫu biểu và người ký:
-
Mẫu biểu bắt buộc:
- Doanh nghiệp phải sử dụng đúng mẫu Phụ lục II-19 Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT ngày 16/3/2021 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
- Việc sử dụng sai mẫu biểu, hoặc tự ý thiết kế mẫu khác, sẽ dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối ngay lập tức mà không được xem xét nội dung. Điều này gây lãng phí thời gian và công sức của doanh nghiệp.
-
Người ký:
- Văn bản này bắt buộc phải do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.
- Chữ ký phải rõ ràng, không tẩy xóa, và phải khớp với mẫu chữ ký đã đăng ký của người đại diện theo pháp luật trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Lưu ý quan trọng: Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý và ủy quyền cho cá nhân/tổ chức khác nộp hồ sơ, thì người được ủy quyền sẽ là người nộp hồ sơ, nhưng người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp vẫn là người trực tiếp ký vào Thông báo tạm ngừng kinh doanh. Đây là quy định không thể thay đổi.
III. Nội Dung Cần Điền Chi Tiết và Chính Xác Trong “Thông Báo Tạm Ngưng Kinh Doanh”
Việc điền thông tin vào Thông báo tạm ngừng kinh doanh đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác tuyệt đối. Mỗi mục đều có ý nghĩa pháp lý riêng:
1.Thông tin chung về doanh nghiệp/đơn vị phụ thuộc:
-
- Tên đầy đủ của doanh nghiệp: Ghi chính xác tên doanh nghiệp (hoặc chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh) bằng chữ in hoa, đúng như trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động.
- Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: Ghi chính xác mã số đã được cấp bởi cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế.
- Địa chỉ trụ sở chính: Ghi đầy đủ địa chỉ đã đăng ký của doanh nghiệp (hoặc địa chỉ của đơn vị phụ thuộc) bao gồm số nhà, ngách/hẻm, phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
2. Thông tin về thời gian tạm ngừng:
Thời gian bắt đầu tạm ngừng: Ghi rõ ngày/tháng/năm dự kiến bắt đầu tạm ngừng hoạt động. Đây là ngày mà doanh nghiệp chính thức ngừng các hoạt động sản xuất, kinh doanh. Ngày này phải là ngày trong tương lai, không thể là ngày đã qua.
Thời gian kết thúc tạm ngừng: Ghi rõ ngày/tháng/năm dự kiến kết thúc thời hạn tạm ngừng.
-
-
- Lưu ý quan trọng: Theo Khoản 1 Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2020, mỗi lần tạm ngừng kinh doanh không được quá 01 năm. Doanh nghiệp cần tính toán chính xác thời gian này để đảm bảo tuân thủ. Ví dụ: Nếu bắt đầu tạm ngừng ngày 01/08/2025 thì ngày kết thúc tối đa là 31/07/2026.
- Nếu doanh nghiệp muốn tạm ngừng lâu hơn 01 năm, cần thực hiện thủ tục thông báo tạm ngừng nhiều lần, mỗi lần không quá 01 năm.
-
3. Lý do tạm ngừng kinh doanh:
Nêu rõ lý do doanh nghiệp quyết định tạm ngừng hoạt động. Lý do này cần hợp lý, minh bạch và có thể được giải trình nếu cơ quan chức năng yêu cầu.
Ví dụ về lý do:
-
-
- “Do khó khăn tài chính kéo dài, cần thời gian tái cơ cấu hoạt động và tìm kiếm nguồn vốn mới.”
- “Chờ đợi hoàn thiện thủ tục cấp phép cho dự án đầu tư mới.”
- “Ảnh hưởng nghiêm trọng của dịch bệnh/thiên tai khiến hoạt động kinh doanh không hiệu quả.”
- “Chủ sở hữu/người quản lý vắng mặt dài hạn vì lý do cá nhân.”
- “Tái cấu trúc bộ máy tổ chức và chiến lược kinh doanh.”
-
4. Cam kết của doanh nghiệp:
-
-
-
- Thông báo phải có phần cam kết của doanh nghiệp về tính chính xác, trung thực của các thông tin đã kê khai.
- Doanh nghiệp phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của thông báo này.
-
-
IV. Lưu Ý Quan Trọng Về Thời Hạn Nộp “Thông Báo Tạm Ngừng Kinh Doanh”
Thời hạn nộp Thông báo tạm ngừng kinh doanh là một trong những yếu tố quan trọng nhất, quyết định tính hợp lệ của thủ tục và ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ của doanh nghiệp:
Thời hạn nộp bắt buộc:
Thông báo này phải được nộp chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày dự kiến bắt đầu tạm ngừng kinh doanh (Khoản 1 Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2020 và Khoản 1 Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ-CP). Ví dụ: Nếu doanh nghiệp muốn tạm ngừng từ ngày 01/08/2025, thì Thông báo tạm ngừng kinh doanh phải được nộp chậm nhất vào ngày 29/07/2025 (giả sử không có ngày nghỉ cuối tuần hoặc lễ).
Hậu quả khi nộp trễ thời hạn:
-
- Việc không tuân thủ thời hạn này sẽ bị coi là vi phạm hành chính trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp có thể bị xử phạt tiền theo quy định tại Nghị định 50/2016/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung), với mức phạt có thể lên đến hàng chục triệu đồng.
- Quan trọng hơn, việc nộp trễ có thể ảnh hưởng đến quyền được miễn lệ phí môn bài của doanh nghiệp cho năm tạm ngừng (nếu doanh nghiệp muốn tạm ngừng trọn năm dương lịch).
Phương thức nộp:
Thông báo có thể được nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh, qua đường bưu điện, hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Phương thức trực tuyến được khuyến khích vì sự tiện lợi và khả năng kiểm tra sơ bộ hồ sơ.
V. Vai Trò Của “Thông Báo Tạm Ngừng Kinh Doanh” Trong Toàn Bộ Hồ Sơ
“Thông báo tạm ngừng kinh doanh” là văn bản trung tâm trong bộ hồ sơ tạm ngưng kinh doanh. Các tài liệu khác như Nghị quyết/Quyết định nội bộ và Văn bản ủy quyền (nếu có) là các giấy tờ bổ trợ, chứng minh tính hợp pháp và thẩm quyền của việc ký kết Thông báo. Mọi thông tin trong các tài liệu bổ trợ này phải thống nhất và khớp với nội dung của Thông báo tạm ngừng kinh doanh.
KẾT LUẬN: Sự Chính Xác và Kịp Thời Là Yếu Tố Quyết Định
“Thông báo tạm ngừng kinh doanh” là văn bản pháp lý then chốt, quyết định tính hợp lệ và hiệu quả của thủ tục tạm ngừng hoạt động của doanh nghiệp. Việc chuẩn bị và nộp văn bản này đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong từng chi tiết và tuân thủ nghiêm ngặt về thời hạn. Một thông báo sai sót hoặc nộp trễ có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý và tài chính không mong muốn.
Team Dịch Vụ Pháp Chế-Luật Thiên Mã với kinh nghiệm và chuyên môn sâu rộng trong lĩnh vực luật doanh nghiệp và thuế, cam kết đồng hành cùng khách hàng, cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ toàn diện trong việc chuẩn bị và nộp “Thông báo tạm ngừng kinh doanh“, đảm bảo mọi thủ tục diễn ra chính xác, nhanh chóng và tuân thủ tuyệt đối quy định pháp luật.
Nếu khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần hỗ trợ chuyên sâu về “Thông báo tạm ngừng kinh doanh“, xin đừng ngần ngại liên hệ với Team Dịch Vụ Pháp Chế-Luật Thiên Mã ngay hôm nay để nhận được tư vấn tận tình và chuyên nghiệp nhất!
