HỒ SƠ TẠM NGƯNG KINH DOANH: HƯỚNG DẪN CHI TIẾT VÀ CHUYÊN SÂU VỀ CÁC TÀI LIỆU CẦN THIẾT VÀ LƯU Ý QUAN TRỌNG – Góc Nhìn Từ Team Dịch Vụ Pháp Chế-Luật Thiên Mã

Việc tạm ngưng kinh doanh là một thủ tục pháp lý bắt buộc đối với doanh nghiệp khi muốn tạm dừng hoạt động. Để quá trình này diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và đúng quy định pháp luật, việc chuẩn bị một bộ hồ sơ tạm ngưng kinh doanh đầy đủ và chính xác là yếu tố then chốt. Một bộ hồ sơ không chỉ là tập hợp các văn bản mà còn là sự thể hiện cam kết của doanh nghiệp trong việc tuân thủ quy định, giúp bảo vệ quyền lợi và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Team Dịch Vụ Pháp Chế-Luật Thiên Mã sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và chuyên sâu về các tài liệu cần thiết cùng những lưu ý quan trọng nhất khi chuẩn bị hồ sơ tạm ngưng kinh doanh.

I. Khái Quát Về Hồ Sơ Tạm Ngưng Kinh Doanh và Cơ Sở Pháp Lý

Hồ sơ tạm ngưng kinh doanh là tập hợp các văn bản, giấy tờ hợp lệ mà doanh nghiệp (hoặc chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh) có trách nhiệm nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh để chính thức thông báo về việc tạm thời ngừng hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình. Mục đích của việc này là để cơ quan quản lý nhà nước cập nhật tình trạng pháp lý của doanh nghiệp trên hệ thống thông tin quốc gia, đồng thời giúp doanh nghiệp thực hiện đúng các nghĩa vụ và được hưởng các quyền lợi liên quan đến tình trạng tạm ngừng.

Cơ sở pháp lý chính điều chỉnh việc lập và nộp hồ sơ tạm ngưng kinh doanh là:

• Điều 66 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp.
• Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT ngày 16/3/2021 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp (đặc biệt là Phụ lục II-19 về mẫu Thông báo tạm ngừng).

II. Các Tài Liệu Cần Thiết Trong Hồ Sơ Tạm Ngưng Kinh Doanh 

Để đăng ký tạm ngưng kinh doanh, khách hàng cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác bộ hồ sơ bao gồm các tài liệu sau. Mỗi tài liệu đều có mục đích và yêu cầu riêng biệt cần được tuân thủ nghiêm ngặt:

Thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh hoặc tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh:

Mục đích cốt lõi: Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhất, đóng vai trò như một “tuyên bố chính thức” của doanh nghiệp về ý định tạm ngừng hoạt động. Nó là cơ sở để cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật tình trạng pháp lý của doanh nghiệp trên hệ thống.

Mẫu biểu bắt buộc: Doanh nghiệp phải sử dụng đúng mẫu Phụ lục II-19 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Việc sử dụng sai mẫu biểu sẽ dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối ngay lập tức.

• • Người ký: Văn bản này bắt buộc phải do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký. Chữ ký phải rõ ràng, không tẩy xóa và đúng với mẫu chữ ký đã đăng ký của người đại diện theo pháp luật. Trong trường hợp ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ, người đại diện theo pháp luật vẫn là người ký vào thông báo này.

Nội dung cần điền chi tiết và chính xác:

• • • Tên đầy đủ của doanh nghiệp: Ghi chính xác tên doanh nghiệp (hoặc chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh) bằng chữ in hoa như trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động.
    • Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: Ghi chính xác mã số đã được cấp.
    • Địa chỉ trụ sở chính: Ghi đầy đủ địa chỉ đã đăng ký của doanh nghiệp (hoặc địa chỉ của đơn vị phụ thuộc).
    • Thời gian bắt đầu tạm ngừng: Ghi rõ ngày/tháng/năm dự kiến bắt đầu tạm ngừng hoạt động. Đây là ngày mà doanh nghiệp chính thức ngừng các hoạt động sản xuất, kinh doanh.
    • Thời gian kết thúc tạm ngừng: Ghi rõ ngày/tháng/năm dự kiến kết thúc thời hạn tạm ngừng. Lưu ý quan trọng: Theo quy định, mỗi lần tạm ngừng kinh doanh không được quá 01 năm. Doanh nghiệp cần tính toán chính xác thời gian này để đảm bảo tuân thủ.
    • Lý do tạm ngừng kinh doanh: Nêu rõ lý do doanh nghiệp quyết định tạm ngừng hoạt động. Lý do này cần hợp lý, minh bạch và có thể được giải trình nếu cơ quan chức năng yêu cầu (ví dụ: “Do khó khăn tài chính, cần thời gian tái cơ cấu hoạt động”, “Chờ đợi hoàn thiện dự án đầu tư mới”, “Ảnh hưởng của dịch bệnh”, v.v.).
    • Cam kết của doanh nghiệp: Thông báo phải có phần cam kết của doanh nghiệp về tính chính xác, trung thực của các thông tin đã kê khai và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của thông báo này.

Nghị quyết, Quyết định và Bản sao Biên bản họp (bản sao hợp lệ) của cấp có thẩm quyền về việc tạm ngừng kinh doanh:

Mục đích: Đây là văn bản nội bộ bắt buộc, chứng minh rằng quyết định tạm ngừng kinh doanh đã được thông qua một cách hợp lệ, đúng trình tự, thủ tục theo Điều lệ công ty và quy định của Luật Doanh nghiệp. Nó thể hiện sự đồng thuận của các thành viên/chủ sở hữu/Hội đồng quản trị.

Tùy thuộc loại hình doanh nghiệp, yêu cầu sẽ khác nhau:

• • • Đối với Công ty TNHH Một thành viên/Doanh nghiệp tư nhân: Cần có Bản sao Quyết định của chủ sở hữu công ty về việc tạm ngừng kinh doanh. Quyết định này phải có chữ ký của chủ sở hữu.
    • Đối với Công ty TNHH Hai thành viên trở lên/Công ty Hợp danh: Cần có Bản sao Nghị quyết, Quyết định và Bản sao Biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc tạm ngừng kinh doanh. Biên bản họp phải thể hiện sự tham gia và biểu quyết của các thành viên, và Nghị quyết/Quyết định phải được ký bởi Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc người được ủy quyền.
    • Đối với Công ty Cổ phần: Cần có Bản sao Nghị quyết, Quyết định và Bản sao Biên bản họp của Hội đồng quản trị về việc tạm ngừng kinh doanh. Biên bản họp phải ghi rõ thành phần tham dự, nội dung thảo luận, kết quả biểu quyết, và Nghị quyết/Quyết định phải được ký bởi Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người được ủy quyền.

Yêu cầu về bản sao: Các bản sao này phải là bản hợp lệ. Có hai hình thức:

• • • Bản sao có chứng thực: Được chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền (ví dụ: Phòng Tư pháp cấp huyện).
    • Bản sao có đóng dấu giáp lai của công ty: Bản sao từ bản chính, có đóng dấu giáp lai của công ty mẹ trên từng trang và chữ ký xác nhận của người có thẩm quyền (người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền).

Văn bản ủy quyền (nếu có):

Mục đích: Trong trường hợp người trực tiếp nộp hồ sơ tạm ngưng kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Văn bản này cấp quyền cho cá nhân/tổ chức khác thay mặt doanh nghiệp thực hiện thủ tục.

Nội dung: Văn bản ủy quyền cần ghi rõ thông tin đầy đủ của người ủy quyền (tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp), thông tin của người được ủy quyền (họ tên, số CCCD/CMND/Hộ chiếu, địa chỉ), phạm vi ủy quyền (ví dụ: “thực hiện thủ tục thông báo tạm ngừng kinh doanh của Công ty… tại Phòng Đăng ký kinh doanh”), và thời hạn ủy quyền.

Yêu cầu về hình thức: Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực. Tuy nhiên, phải có chữ ký của người ủy quyền (người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp) và đóng dấu của doanh nghiệp (nếu có). Kèm theo đó là bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền (Thẻ căn cước công dân/Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu còn hiệu lực).

III. Lưu Ý Quan Trọng Khi Chuẩn Bị Hồ Sơ Tạm Ngưng Kinh Doanh 

Để đảm bảo hồ sơ tạm ngưng kinh doanh được chấp thuận nhanh chóng và doanh nghiệp tránh được mọi rủi ro, khách hàng cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:

Tính chính xác và đầy đủ tuyệt đối:

Mọi thông tin kê khai trong hồ sơ phải chính xác, khớp hoàn toàn với thông tin đã đăng ký của doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Đảm bảo tất cả các mục trong mẫu biểu đều được điền đầy đủ, không bỏ trống. Sai sót nhỏ về chính tả, số liệu, hoặc thiếu thông tin có thể khiến hồ sơ bị trả lại, gây mất thời gian và công sức.

Tuân thủ nghiêm ngặt thời hạn nộp hồ sơ:

Hồ sơ tạm ngưng kinh doanh phải được nộp chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày dự kiến bắt đầu tạm ngừng kinh doanh.

Việc không tuân thủ thời hạn này sẽ bị coi là vi phạm và doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.

Yêu cầu về bản sao hợp lệ:

Kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tất cả các bản sao trong hồ sơ (như Nghị quyết, Quyết định, Biên bản họp) đều là bản hợp lệ. Sử dụng bản sao công chứng/chứng thực hoặc bản sao có đóng dấu giáp lai của công ty mẹ (kèm chữ ký xác nhận) là bắt buộc. Bản sao không hợp lệ sẽ bị từ chối.

Chữ ký và con dấu:

Chữ ký của người đại diện theo pháp luật trên Thông báo tạm ngừng phải rõ ràng, không tẩy xóa và đúng với mẫu chữ ký đã đăng ký của doanh nghiệp. Con dấu của doanh nghiệp (nếu có) phải được đóng đúng vị trí và rõ nét trên các văn bản yêu cầu.

Hoàn thành nghĩa vụ trước khi tạm ngừng (Nghĩa vụ “treo”):

• • Doanh nghiệp phải có trách nhiệm hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ tài chính (thuế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp) còn nợ, các hợp đồng đã ký kết và các khoản nợ khác (ngân hàng, đối tác, người lao động) trước khi tạm ngừng.
  • Mặc dù Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo tình trạng tạm ngừng cho cơ quan thuế, nhưng cơ quan thuế vẫn có quyền yêu cầu doanh nghiệp hoàn thành các nghĩa vụ còn tồn đọng và thực hiện quyết toán thuế trước khi tạm ngừng nếu cần thiết. Việc không hoàn thành nghĩa vụ này có thể dẫn đến việc bị cưỡng chế thuế hoặc bị xử phạt.

Tối ưu hóa lệ phí môn bài (LPMB):

Để được miễn lệ phí môn bài cho năm tạm ngừng, doanh nghiệp cần đảm bảo đồng thời ba điều kiện quan trọng:

• • • Thời gian tạm ngừng là trọn năm dương lịch (từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 của năm đó).
    • Hồ sơ tạm ngưng kinh doanh được nộp trước ngày 30/01 của năm đó (thời hạn cuối cùng để nộp LPMB).
    • Doanh nghiệp chưa nộp lệ phí môn bài của năm đó.

Nếu đã nộp LPMB cho năm đó, dù đáp ứng hai điều kiện còn lại, doanh nghiệp sẽ không được hoàn trả khoản đã nộp.

Không được hoạt động trong thời gian tạm ngừng:

• • Trong thời gian tạm ngừng, doanh nghiệp không được phép thực hiện bất kỳ hoạt động sản xuất, kinh doanh nào.
  • Không được sử dụng hóa đơn và không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (trừ trường hợp đặc biệt được cơ quan thuế chấp thuận để thực hiện hợp đồng đã ký trước đó).
  • Việc vi phạm quy định này có thể dẫn đến việc bị xử phạt và bị coi là hoạt động chui, gây ra nhiều rắc rối pháp lý.

IV. Quy Trình Nộp Hồ Sơ Tạm Ngưng Kinh Doanh

Sau khi chuẩn bị đầy đủ và kiểm tra kỹ lưỡng bộ hồ sơ tạm ngưng kinh doanh, khách hàng sẽ tiến hành nộp tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền:

Cơ quan tiếp nhận: Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp (hoặc chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh) đặt trụ sở chính.

Phương thức nộp: Khách hàng có thể lựa chọn một trong các phương thức sau:

• • Trực tiếp: Nộp hồ sơ tại bộ phận Một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh.
  • Qua đường bưu điện: Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích đến địa chỉ của Phòng Đăng ký kinh doanh.
  • Trực tuyến: Nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn) bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng. Phương thức này được khuyến khích vì sự tiện lợi, nhanh chóng và khả năng theo dõi tình trạng hồ sơ trực tuyến.

Thời gian xử lý: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra, xử lý và cấp Giấy xác nhận về việc doanh nghiệp đăng ký tạm ngừng kinh doanh.

KẾT LUẬN: Sự Hỗ Trợ Chuyên Nghiệp Là Chìa Khóa Thành Công

Việc chuẩn bị và nộp hồ sơ tạm ngưng kinh doanh là một quy trình đòi hỏi sự tỉ mỉ, am hiểu sâu sắc về pháp luật và kinh nghiệm thực tiễn. Một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục nhanh chóng mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh các rủi ro và tối ưu hóa chi phí trong giai đoạn ngừng hoạt động.

Team Dịch Vụ Pháp Chế-Luật Thiên Mã với kinh nghiệm và chuyên môn sâu rộng trong lĩnh vực luật doanh nghiệp và thuế, cam kết đồng hành cùng khách hàng, cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ toàn diện trong việc chuẩn bị và nộp hồ sơ tạm ngưng kinh doanh, đảm bảo mọi thủ tục diễn ra chính xác, nhanh chóng và tuân thủ tuyệt đối quy định pháp luật.

Nếu khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần hỗ trợ chuyên sâu về hồ sơ tạm ngưng kinh doanh, xin đừng ngần ngại liên hệ với Team Dịch Vụ Pháp Chế-Luật Thiên Mã ngay hôm nay để nhận được tư vấn tận tình và chuyên nghiệp nhất!