Dịch vụ Thành lập Chi nhánh Công ty nước ngoài tại Việt Nam: Hướng dẫn chi tiết từ Team dịch vụ pháp chế-Luật Thiên Mã

Thành lập chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam là một hình thức đầu tư trực tiếp phổ biến, cho phép doanh nghiệp nước ngoài mở rộng hoạt động và tiếp cận thị trường Việt Nam một cách trực tiếp. Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của công ty mẹ ở nước ngoài, không có tư cách pháp nhân riêng nhưng có thể thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng kinh doanh của công ty mẹ tại Việt Nam. Quy trình này phức tạp hơn so với thành lập chi nhánh của công ty trong nước do liên quan đến yếu tố quốc tế và các quy định về đầu tư nước ngoài. Team dịch vụ pháp chế-Luật Thiên Mã chuyên cung cấp dịch vụ trọn gói, hỗ trợ quý khách thực hiện thủ tục này một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.

I. Đặc điểm và điều kiện của chi nhánh công ty nước ngoài

Trước khi quý khách quyết định thành lập chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam, hãy cùng Team dịch vụ pháp chế-Luật Thiên Mã tìm hiểu rõ về bản chất và các điều kiện pháp lý cần thiết:

1. Chi nhánh công ty nước ngoài là gì?

• Chi nhánh công ty nước ngoài là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật nước ngoài (công ty mẹ).
• Chi nhánh không có tư cách pháp nhân độc lập tại Việt Nam. Mọi hoạt động của chi nhánh đều dưới sự ủy quyền và chịu trách nhiệm hoàn toàn của công ty mẹ ở nước ngoài.
• Chức năng: Chi nhánh có thể thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng kinh doanh của công ty mẹ tại Việt Nam, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền để giao dịch, ký kết hợp đồng.

2. Điều kiện để thành lập chi nhánh công ty nước ngoài

Việc thành lập chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam được quy định chủ yếu bởi Luật Thương mại 2005 (Điều 16), Nghị định 07/2016/NĐ-CP và các văn bản liên quan. Các điều kiện chính bao gồm:

Công ty mẹ phải được thành lập và đăng ký kinh doanh hợp pháp:

Công ty mẹ ở nước ngoài phải đang hoạt động hợp pháp tại quốc gia mà công ty được thành lập.

Phải hoạt động ít nhất 05 năm kể từ ngày đăng ký thành lập (theo quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP).

Ngành nghề kinh doanh:

Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với ngành, nghề kinh doanh của công ty mẹ ở nước ngoài. Ngành, nghề đó phải không thuộc danh mục ngành, nghề cấm kinh doanh theo quy định pháp luật Việt Nam. Đối với những ngành, nghề kinh doanh có điều kiện tại Việt Nam (ví dụ: xây dựng, tài chính, giáo dục, dược phẩm…), chi nhánh phải đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành Việt Nam.

Tên chi nhánh:

Tên chi nhánh phải bao gồm tên của doanh nghiệp nước ngoài kèm theo cụm từ “Chi nhánh”. Tên chi nhánh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái Tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.

Địa điểm trụ sở chi nhánh:

Phải có địa chỉ trụ sở rõ ràng, cụ thể tại Việt Nam (số nhà, ngách/hẻm, phố, xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố). Trụ sở phải là địa điểm hợp pháp, không phải là căn hộ chung cư dùng để ở (trừ khi có quy định riêng của chung cư cho phép mục đích kinh doanh). Địa điểm chi nhánh phải phù hợp với quy hoạch và quy định của địa phương.

Người đứng đầu chi nhánh:

Phải có thẩm quyền, trách nhiệm được công ty mẹ ủy quyền. Phải là cá nhân đủ năng lực hành vi dân sự theo pháp luật Việt Nam. Không thuộc các trường hợp bị cấm quản lý doanh nghiệp theo quy định của pháp luật Việt Nam.

3. Quy định về vốn của chi nhánh công ty nước ngoài

Pháp luật Việt Nam không quy định mức vốn tối thiểu cụ thể cho việc thành lập chi nhánh công ty nước ngoài. Tuy nhiên, công ty mẹ phải đảm bảo có đủ nguồn vốn để chi nhánh hoạt động ổn định và thực hiện các cam kết của mình tại Việt Nam.

II. Hồ sơ cần chuẩn bị để thành lập chi nhánh công ty nước ngoài

Để thành lập chi nhánh công ty nước ngoài, quý khách cần chuẩn bị bộ hồ sơ theo quy định tại Điều 7, Nghị định 07/2016/NĐ-CP và các quy định pháp luật liên quan. Team dịch vụ pháp chế-Luật Thiên Mã sẽ hỗ trợ quý khách chi tiết trong việc thu thập và hợp pháp hóa các tài liệu này:

1. Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập chi nhánh: Theo mẫu quy định của Bộ Công Thương.
2. Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh/Giấy chứng nhận thành lập doanh nghiệp của công ty mẹ:

Phải được hợp pháp hóa lãnh sự (tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại quốc gia đó hoặc cơ quan đại diện ngoại giao của quốc gia đó tại Việt Nam). Phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch.

1. Văn bản của công ty mẹ cử người đứng đầu chi nhánh:

Quyết định bổ nhiệm hoặc giấy ủy quyền cho người đứng đầu chi nhánh tại Việt Nam. Nội dung cần nêu rõ thẩm quyền, trách nhiệm của người đứng đầu. Phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và công chứng bản dịch.

1. Bản sao Giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh:

Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu (bản sao công chứng hoặc chứng thực) nếu là công dân Việt Nam. Hộ chiếu (bản sao công chứng hoặc chứng thực) nếu là người nước ngoài.

1. Báo cáo tài chính đã được kiểm toán của công ty mẹ:

Báo cáo tài chính của công ty mẹ trong 01 năm gần nhất tính đến thời điểm nộp hồ sơ. Phải chứng minh được sự tồn tại và hoạt động ổn định của công ty mẹ trong ít nhất 05 năm. Báo cáo tài chính phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và công chứng bản dịch.

1. Văn bản xác nhận địa điểm đặt trụ sở chi nhánh:

Hợp đồng thuê địa điểm, hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm đặt trụ sở chi nhánh tại Việt Nam. Bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/giấy phép xây dựng (nếu có).

1. Giấy tờ khác (tùy trường hợp):

Giấy phép hành nghề của người đứng đầu chi nhánh (nếu ngành nghề yêu cầu). Các giấy tờ liên quan đến ngành nghề kinh doanh có điều kiện (nếu có).

III. Quy trình thành lập chi nhánh công ty nước ngoài

Quy trình để thành lập chi nhánh công ty nước ngoài thường diễn ra qua các bước chính sau, được Team dịch vụ pháp chế-Luật Thiên Mã thực hiện một cách chặt chẽ và chuyên nghiệp:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và Hợp pháp hóa lãnh sự

• Team dịch vụ pháp chế-Luật Thiên Mã sẽ tư vấn cụ thể về các giấy tờ cần thiết từ phía công ty mẹ ở nước ngoài và từ người đứng đầu chi nhánh.
• Hướng dẫn quý khách thực hiện quy trình hợp pháp hóa lãnh sự các tài liệu được cấp ở nước ngoài (ví dụ: Giấy đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính, quyết định bổ nhiệm). Đây là bước cực kỳ quan trọng và thường tốn nhiều thời gian.
• Hỗ trợ dịch thuật công chứng các tài liệu sang tiếng Việt.
• Soạn thảo các văn bản cần thiết theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Bước 2: Nộp hồ sơ và Thẩm định

• Cơ quan tiếp nhận hồ sơ: Bộ Công Thương (đối với hầu hết các trường hợp) hoặc Sở Công Thương tỉnh/thành phố (đối với một số trường hợp được ủy quyền).
• Phương thức nộp: Nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính. Hiện tại, việc nộp hồ sơ trực tuyến cho chi nhánh nước ngoài còn hạn chế.
• Thời gian thẩm định:

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ, cơ quan cấp phép sẽ thông báo hồ sơ hợp lệ hay yêu cầu bổ sung, sửa đổi.

Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp phép sẽ cấp Giấy phép thành lập chi nhánh. Trường hợp phức tạp, thời gian có thể kéo dài hơn nhưng phải có văn bản thông báo rõ lý do.

Bước 3: Đăng ký mã số thuế và các thủ tục sau cấp phép

Sau khi nhận được Giấy phép thành lập chi nhánh, chi nhánh cần thực hiện các thủ tục sau để chính thức đi vào hoạt động:

• Đăng ký mã số thuế: Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày được cấp Giấy phép thành lập chi nhánh, chi nhánh phải đăng ký mã số thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Khắc dấu pháp nhân của chi nhánh: Chi nhánh có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu, sau đó thông báo mẫu con dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Mở tài khoản ngân hàng: Mở tài khoản ngân hàng riêng của chi nhánh tại Việt Nam để phục vụ hoạt động kinh doanh.
• Kê khai và nộp lệ phí môn bài:

Chi nhánh thành lập trong 6 tháng đầu năm: Nộp 1.000.000 VNĐ/năm.

Chi nhánh thành lập trong 6 tháng cuối năm: Nộp 500.000 VNĐ cho năm đầu tiên.

Hạn chót kê khai và nộp lệ phí môn bài là ngày 30/01 của năm sau năm chi nhánh thành lập.

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Chi nhánh cần đăng ký để có thể xuất hóa đơn hợp pháp.
• Thông báo hoạt động: Niêm yết biển hiệu tại trụ sở chi nhánh.

IV. Chi phí và thời gian thành lập chi nhánh công ty nước ngoài

Lệ phí nhà nước:

• Phí thẩm định hồ sơ: Khoảng 1.000.000 VNĐ.
• Phí cấp Giấy phép: Khoảng 200.000 VNĐ.
• Các loại phí khác như phí công chứng, dịch thuật, hợp pháp hóa lãnh sự (đây là khoản chi phí đáng kể, tùy thuộc vào số lượng và loại giấy tờ).

Chi phí dịch vụ pháp lý: Chi phí cho dịch vụ thành lập chi nhánh công ty nước ngoài thường cao hơn so với chi nhánh công ty trong nước do tính phức tạp của hồ sơ quốc tế và yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự. Team dịch vụ pháp chế-Luật Thiên Mã sẽ cung cấp báo giá chi tiết và minh bạch nhất sau khi đánh giá đầy đủ các tài liệu và nhu cầu của quý khách.

Thời gian hoàn thành:

• Giai đoạn chuẩn bị hồ sơ và hợp pháp hóa lãnh sự: Có thể mất từ 2 – 4 tuần (tùy thuộc vào quốc gia, thời gian xử lý của các cơ quan ngoại giao).
• Giai đoạn thẩm định và cấp Giấy phép thành lập chi nhánh: Khoảng 10 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ.
• Tổng thời gian từ khi bắt đầu đến khi chi nhánh có thể hoạt động chính thức: Có thể từ 1 – 2 tháng hoặc hơn, tùy thuộc vào độ phức tạp của hồ sơ và sự phối hợp giữa các bên.

 

Team dịch vụ pháp chế-Luật Thiên Mã là đối tác đáng tin cậy của quý khách trong quá trình thành lập chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam. Với đội ngũ luật sư và chuyên viên giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực đầu tư nước ngoài, chúng tôi cam kết mang lại dịch vụ chuyên nghiệp, hiệu quả, giúp quý khách vượt qua mọi rào cản pháp lý và nhanh chóng đưa chi nhánh đi vào hoạt động. Chúng tôi sẽ tư vấn, hỗ trợ quý khách từ khâu chuẩn bị tài liệu, hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật, soạn thảo hồ sơ, nộp và theo dõi hồ sơ cho đến khi chi nhánh được cấp phép và hoàn tất các thủ tục sau thành lập.

Nếu quý khách có bất kỳ thắc mắc nào hoặc muốn nhận được tư vấn chi tiết về dịch vụ thành lập chi nhánh công ty nước ngoài, xin đừng ngần ngại liên hệ với Team dịch vụ pháp chế-Luật Thiên Mã ngay hôm nay!