Dịch vụ Thành lập Chi nhánh Công ty tại Việt Nam: Hướng dẫn chi tiết từ Luật Thiên Mã

Thành lập chi nhánh công ty là một bước đi chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động, tiếp cận thị trường mới và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có thể thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của công ty mẹ, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Tuy nhiên, việc thành lập chi nhánh công ty đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật Việt Nam, đặc biệt là Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn liên quan. Team dịch vụ pháp chế-Luật Thiên Mã cung cấp dịch vụ trọn gói để hỗ trợ quý khách thực hiện thủ tục này một cách nhanh chóng và chính xác.

I. Đặc điểm và điều kiện của chi nhánh công ty

Trước khi tiến hành thành lập chi nhánh công ty, quý khách cần hiểu rõ về bản chất và các điều kiện pháp lý cơ bản:

1. Chi nhánh là gì?

Theo Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Điều này có nghĩa là chi nhánh không phải là một pháp nhân độc lập; mọi hoạt động của chi nhánh đều nằm dưới sự ủy quyền và chịu trách nhiệm pháp lý của công ty mẹ.

Quan trọng: Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải hoàn toàn phù hợp với ngành, nghề kinh doanh đã được đăng ký của công ty mẹ. Chi nhánh không được phép kinh doanh những ngành nghề mà công ty mẹ chưa đăng ký.

2. Tên của chi nhánh

Tên của chi nhánh được quy định rõ ràng để đảm bảo tính minh bạch và nhận diện:

• Tên chi nhánh bắt buộc phải bao gồm tên của doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh”. Ví dụ: “CÔNG TY TNHH ABC – CHI NHÁNH HÀ NỘI” hoặc “CÔNG TY CỔ PHẦN XYZ – CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG”.
• Tên chi nhánh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái Tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
• Khi in hoặc viết tên chi nhánh trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu, ấn phẩm do chi nhánh phát hành, tên chi nhánh phải có khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của công ty mẹ.

3. Địa điểm của chi nhánh

Doanh nghiệp có quyền linh hoạt trong việc lựa chọn địa điểm cho chi nhánh:

• Doanh nghiệp có thể thành lập chi nhánh ở trong nước (khác tỉnh/thành phố hoặc cùng tỉnh/thành phố với trụ sở chính) và cả nước ngoài (theo quy định pháp luật của nước sở tại).
• Công ty được phép đặt một hoặc nhiều chi nhánh tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính. Ví dụ, một công ty có thể có nhiều chi nhánh tại cùng một quận của thành phố Hà Nội.
• Địa chỉ trụ sở chi nhánh phải rõ ràng, cụ thể, bao gồm số nhà, ngách/hẻm, phố, xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố.

4. Hình thức hạch toán của chi nhánh

Đây là một quyết định quan trọng ảnh hưởng đến quản lý tài chính và nghĩa vụ thuế của chi nhánh:

Hạch toán phụ thuộc:

• • Chi nhánh không tự tổ chức bộ máy kế toán riêng, không tự kê khai và nộp thuế riêng (trừ một số loại phí địa phương).
  • Mọi số liệu về doanh thu, chi phí, chứng từ phát sinh tại chi nhánh sẽ được chuyển về công ty mẹ để công ty mẹ tổng hợp, kê khai và quyết toán thuế tập trung.
  • Phù hợp với các chi nhánh có quy mô nhỏ, hoạt động đơn giản, hoặc khi công ty mẹ muốn kiểm soát chặt chẽ hoạt động tài chính.

Hạch toán độc lập:

• • Chi nhánh tự tổ chức bộ máy kế toán, tự kê khai và nộp các loại thuế riêng (như thuế GTGT, thuế thu nhập cá nhân).
  • Thuế thu nhập doanh nghiệp thường vẫn được kê khai tập trung tại công ty mẹ hoặc phân bổ theo quy định của pháp luật thuế hiện hành.
  • Chi nhánh hạch toán độc lập có thể có con dấu riêng, tài khoản ngân hàng riêng và được xuất hóa đơn GTGT riêng.
  • Phù hợp với các chi nhánh có quy mô lớn hơn, hoạt động độc lập tương đối, hoặc khi công ty mẹ muốn đánh giá hiệu quả kinh doanh riêng biệt của từng chi nhánh.

II. Hồ sơ cần chuẩn bị để thành lập chi nhánh công ty

Để thành lập chi nhánh công ty, quý khách cần chuẩn bị bộ hồ sơ theo quy định tại Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, Team dịch vụ pháp chế-Luật Thiên Mã sẽ hỗ trợ quý khách chuẩn bị đầy đủ các tài liệu này:

1. Thông báo thành lập chi nhánh:
   • Đây là văn bản chính thức thông báo việc thành lập chi nhánh.
   • Phải được người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký (theo mẫu Phụ lục II-7 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT ban hành kèm theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP).
   • Trong thông báo, cần ghi rõ tên chi nhánh, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh, thông tin người đứng đầu chi nhánh và hình thức hạch toán.
2. Nghị quyết/Quyết định và Biên bản họp (bản sao):
   • Đối với Công ty TNHH Hai thành viên trở lên hoặc Công ty Hợp danh: Cần có bản sao Nghị quyết, Quyết định và Biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc thành lập chi nhánh.
   • Đối với Công ty Cổ phần: Cần có bản sao Nghị quyết, Quyết định và Biên bản họp của Hội đồng quản trị về việc thành lập chi nhánh.
   • Đối với Doanh nghiệp tư nhân hoặc Công ty TNHH Một thành viên: Cần có bản sao Quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thành lập chi nhánh.
   • Các văn bản này phải thể hiện rõ ý chí của chủ sở hữu/các thành viên về việc thành lập chi nhánh, thông tin về chi nhánh và người đứng đầu chi nhánh.
3. Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh:
   • Bản sao công chứng hoặc chứng thực của Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu còn hiệu lực của người sẽ làm Trưởng chi nhánh.
4. Văn bản ủy quyền:
   • Trong trường hợp người trực tiếp nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
   • Văn bản ủy quyền phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu của công ty (nếu có).
   • Kèm theo bản sao công chứng hoặc chứng thực Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu của người được ủy quyền.

III. Quy trình thành lập chi nhánh công ty

Quy trình để thành lập chi nhánh công ty thường diễn ra qua các bước sau, được Team dịch vụ pháp chế-Luật Thiên Mã thực hiện một cách chuyên nghiệp và tối ưu:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Team dịch vụ pháp chế-Luật Thiên Mã sẽ tư vấn cụ thể về các giấy tờ cần thiết, loại hình chi nhánh, hình thức hạch toán phù hợp với nhu cầu của quý khách.

Chúng tôi sẽ hỗ trợ quý khách soạn thảo đầy đủ các tài liệu theo mẫu quy định, đảm bảo tính hợp lệ, chính xác và giảm thiểu rủi ro sai sót.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Địa điểm nộp:

• • Nếu chi nhánh được thành lập cùng tỉnh/thành phố với công ty mẹ: Hồ sơ sẽ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty mẹ đặt trụ sở chính.
  • Nếu chi nhánh được thành lập ở tỉnh/thành phố khác với công ty mẹ: Hồ sơ sẽ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh dự kiến đặt trụ sở.

Phương thức nộp:

• • Nộp trực tiếp: Tại bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh.
  • Nộp qua đường bưu điện: Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính.
  • Nộp trực tuyến: Thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn) bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng. Đây là phương thức được khuyến khích để tiết kiệm thời gian và chi phí.

Bước 3: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh

Thời gian giải quyết theo quy định là trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày Phòng Đăng ký kinh doanh nhận được hồ sơ hợp lệ.

Nếu hồ sơ chưa hợp lệ hoặc cần bổ sung, sửa đổi, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ có thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do và hướng dẫn chi tiết.

Lưu ý đặc biệt: Đối với việc thành lập chi nhánh công ty có vốn đầu tư nước ngoài, thời gian và cơ quan tiếp nhận hồ sơ có thể khác. Thông thường, thủ tục này phức tạp hơn, có thể liên quan đến Bộ Công Thương hoặc Bộ Kế hoạch và Đầu tư, và thời gian xử lý có thể kéo dài hơn (thường là 10-15 ngày làm việc hoặc hơn tùy trường hợp).

Bước 4: Thực hiện các thủ tục sau khi thành lập chi nhánh

Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, quý khách và chi nhánh cần thực hiện các thủ tục sau để chính thức đi vào hoạt động và tuân thủ nghĩa vụ pháp lý:

Khắc dấu chi nhánh (nếu có nhu cầu): Mặc dù không bắt buộc, nhiều chi nhánh chọn khắc con dấu riêng để thuận tiện trong giao dịch. Doanh nghiệp tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu, sau đó thông báo mẫu con dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Kê khai và nộp lệ phí môn bài:

• • Nếu chi nhánh được thành lập trong 6 tháng đầu năm (từ ngày 01/01 đến 30/06), mức lệ phí môn bài là 1.000.000 VNĐ/năm.
  • Nếu chi nhánh được thành lập trong 6 tháng cuối năm (từ ngày 01/07 đến 31/12), mức lệ phí môn bài là 500.000 VNĐ cho năm đầu tiên.
  • Hạn chót kê khai và nộp lệ phí môn bài là ngày 30/01 của năm sau năm chi nhánh thành lập.

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Chi nhánh cần đăng ký để có thể xuất hóa đơn hợp pháp cho các giao dịch của mình.

Mở tài khoản ngân hàng riêng (nếu hạch toán độc lập): Để phục vụ các giao dịch tài chính độc lập của chi nhánh, giúp việc quản lý dòng tiền minh bạch hơn.

Đăng ký chữ ký số điện tử: Cần thiết để thực hiện các giao dịch thuế điện tử, kê khai báo cáo và các thủ tục hành chính trực tuyến khác.

Treo biển hiệu tại trụ sở chi nhánh: Đảm bảo tuân thủ quy định về biển hiệu doanh nghiệp, bao gồm tên chi nhánh, địa chỉ.

Thông báo tới cơ quan thuế: Gửi thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp chi nhánh để được hướng dẫn về các nghĩa vụ thuế.

IV. Chi phí và thời gian thành lập chi nhánh công ty

Lệ phí nhà nước: 50.000 VNĐ/lần cho việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.

Chi phí dịch vụ pháp lý: Tùy thuộc vào phạm vi công việc mà quý khách yêu cầu, hình thức hạch toán (độc lập/phụ thuộc) và địa điểm chi nhánh (cùng tỉnh/khác tỉnh với công ty mẹ). Team dịch vụ pháp chế-Luật Thiên Mã sẽ cung cấp báo giá chi tiết và cạnh tranh nhất sau khi nắm rõ nhu cầu của quý khách. Các gói dịch vụ của chúng tôi thường dao động từ 700.000 VNĐ trở lên (chưa bao gồm phí nhà nước và phí khắc dấu nếu có).

Thời gian hoàn thành:

• • Đối với Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh: Khoảng 03 ngày làm việc kể từ khi nộp hồ sơ hợp lệ.
  • Tổng thời gian hoàn tất các thủ tục sau thành lập (khắc dấu, đăng ký thuế ban đầu, đăng ký hóa đơn điện tử…): Khoảng 5 – 7 ngày làm việc tiếp theo.

 

Team dịch vụ pháp chế-Luật Thiên Mã luôn sẵn sàng cung cấp dịch vụ thành lập chi nhánh công ty trọn gói, từ tư vấn ban đầu, soạn thảo hồ sơ, nộp hồ sơ, làm việc với cơ quan nhà nước cho đến khi quý khách nhận được Giấy chứng nhận và hoàn tất các thủ tục sau thành lập. Với kinh nghiệm và chuyên môn sâu rộng trong lĩnh vực pháp chế doanh nghiệp, chúng tôi cam kết mang lại sự thuận tiện, nhanh chóng và hiệu quả, giúp quý khách tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật.

Nếu quý khách có bất kỳ thắc mắc nào về dịch vụ thành lập chi nhánh công ty hoặc muốn được tư vấn cụ thể cho trường hợp của mình, xin đừng ngần ngại liên hệ với Team dịch vụ pháp chế-Luật Thiên Mã ngay hôm nay!