Cơ cấu phòng pháp chế doanh nghiệp – Giải pháp thiết yếu để quản trị rủi ro pháp lý

Theo khảo sát của VCCI và IFC năm 2024, chỉ khoảng 27% doanh nghiệp tại Việt Nam có bộ phận pháp chế nội bộ, trong đó phần lớn tập trung ở các tập đoàn lớn. Tuy nhiên, 90% doanh nghiệp bị xử phạt hành chính, truy thu thuế hoặc tranh chấp hợp đồng đều do thiếu vai trò pháp chế từ đầu.

Trong bối cảnh hệ thống pháp luật ngày càng chặt chẽ, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ cơ cấu phòng pháp chế doanh nghiệp, từ đó lựa chọn mô hình phù hợp hoặc sử dụng dịch vụ pháp chế thuê ngoài chuyên nghiệp như tại Luật Thiên Mã.

QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ PHÒNG PHÁP CHẾ DOANH NGHIỆP

Hiểu thế nào về phòng pháp chế doanh nghiệp?

Có thể hiểu đơn giản, pháp chế doanh nghiệp là vị trí có vai trò tư vấn pháp luật cho doanh nghiệp, hỗ trợ cơ quan quản lý, điều hành trong doanh nghiệp và thực hiện các công việc phát sinh liên quan đến pháp luật trong doanh nghiệp.

Có bắt buộc phải có phòng pháp chế doanh nghiệp trong một doanh nghiệp không?

Tại Điều 10 Nghị định 55/2011/NĐ-CP quy định tổ chức pháp chế ở doanh nghiệp nhà nước như sau:

– Căn cứ vào nhu cầu công tác pháp chế, Chủ tịch Hội đồng thành viên Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc, Giám đốc doanh nghiệp nhà nước quyết định việc thành lập tổ chức pháp chế hoặc quyết định việc bố trí nhân viên pháp chế chuyên trách.

– Tổ chức pháp chế ở doanh nghiệp nhà nước chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ trong công tác pháp chế của Vụ Pháp chế thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ và chịu sự quản lý về công tác pháp chế của Bộ Tư pháp.

Tổ chức pháp chế các doanh nghiệp nhà nước ở địa phương chịu sự quản lý, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ trong công tác pháp chế của Sở Tư pháp.

Như vậy, doanh nghiệp nhà nước không bắt buộc phải thành lập bộ phận pháp chế. Việc cơ cấu phòng pháp chế doanh nghiệp căn cứ vào nhu cầu công tác pháp chế, Chủ tịch Hội đồng thành viên Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc, Giám đốc doanh nghiệp nhà nước quyết định việc thành lập tổ chức pháp chế hoặc quyết định việc bố trí nhân viên pháp chế chuyên trách.

Điều kiện để thành lập phòng pháp chế doanh nghiệp

Để cơ cấu phòng pháp chế doanh nghiệp hoàn chỉnh cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Quy định của pháp luật: Phòng pháp chế doanh nghiệp phải tuân thủ quy định của pháp luật về doanh nghiệp, quyền lợi và nghĩa vụ của các bên liên quan.
• Tổ chức và nguồn nhân lực: Phòng pháp chế doanh nghiệp cần có sự tổ chức và nguồn nhân lực đủ mạnh để xử lý các vấn đề pháp lý liên quan đến doanh nghiệp.
• Kiến thức và kỹ năng chuyên môn: Nhân viên trong phòng pháp chế doanh nghiệp phải có kiến thức và kỹ năng chuyên môn về pháp luật liên quan đến doanh nghiệp, như luật doanh nghiệp, luật lao động, luật thuế, luật hợp đồng,…
• Máy móc và công nghệ: Phòng pháp chế cần có máy móc và công nghệ hiện đại để tiện lợi trong việc xử lý các công việc pháp lý.
• Hệ thống quản lý chất lượng: Phòng pháp chế cần có hệ thống quản lý chất lượng để đảm bảo đạt được hiệu quả và đúng thời hạn trong việc giải quyết các vấn đề pháp lý.
• Tài chính: Phòng pháp chế cần được cung cấp nguồn tài chính đủ để hoạt động hiệu quả, bao gồm cả việc đầu tư vào máy móc, công nghệ và đào tạo nhân viên.
• Mối quan hệ với cơ quan chức năng: Phòng pháp chế cần thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt với các cơ quan chức năng, như Văn phòng Pháp chế doanh nghiệp, tòa án, sở thuế, v.v. để được hỗ trợ và tư vấn trong quá trình giải quyết các vấn đề pháp lý.

Tất cả các điều kiện trên cần được đáp ứng để cơ cấu phòng pháp chế doanh nghiệp hoạt động hiệu quả.

VAI TRÒ PHÒNG PHÁP CHẾ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY

Phòng pháp chế doanh nghiệp là phòng có vai trò đảm bảo mọi hoạt động của doanh nghiệp có thể hoạt động đúng quy định của pháp luật; từ đó giảm thiểu mọi rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp. Đồng thời nhân viên pháp chế còn phải là những nhà tư vấn trợ giúp cho các lãnh đạo doanh nghiệp trong việc áp dụng pháp luật để có thể hoạt động kinh doanh một cách thuận tiện và linh hoạt nhất.

Để có thế giải quyết những vấn đề trên, đòi hỏi nhân viên pháp chế phải là những người có trang bị đầy đủ về kiến thức pháp luật và thành thạo về các kỹ năng cần thiết của nghề pháp chế. Đồng thời cơ cấu phòng pháp chế doanh nghiệp cũng phải rõ ràng, chỉn chu.

Phòng pháp chế doanh nghiệp sẽ giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp thực hiện các nhiệm vụ như:

• Tham gia đàm phán, thương thảo các hợp đồng quan trọng của doanh nghiệp với các đối tác trong kinh doanh.
• Thẩm định các dự thảo thỏa thuận, các hợp đồng hợp tác, các dự án đầu tư để đảm bảo không trái pháp luật, điều lệ hoặc có sơ hở, sai sót về mặt pháp luật có thể dẫn đến thiệt hại cho doanh nghiệp.
• Soạn thảo, thẩm định các dự thảo quy chế, quy định quản lý và các văn bản quan trọng khác của doanh nghiệp theo sự phân công của lãnh đạo.
• Cập nhật thông tin về các văn bản pháp luật mới ban hành, về tình hình thị trường kinh tế thông qua các phương tiện thông tin, các tổ chức pháp chế thuộc các cơ quan nhà nước, và cung cấp thông tin cho lãnh đạo doanh nghiệp về việc vận dụng pháp luật trong điều hành sản xuất, trong các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, trong các hợp đồng thương mại, tài chính, tín dụng, dịch vụ, đào tạo, xây dựng…
• Tư vấn giúp lãnh đạo doanh nghiệp trong hoạt động bằng cách đưa ra các dự báo tác động về tình hình giá cả, thị trường… nhằm giảm thiểu rủi ro, thiệt hại có thể xảy ra.

Do đó, doanh nghiệp cần thiết phải có một phòng pháp chế có thể giúp người lãnh đạo những vấn đề thuộc phạm vi pháp luật và là đầu mối quan hệ với các phòng khác trong doanh nghiệp cũng như các cơ quan, đơn vị ngoài doanh nghiệp. Các doanh nghiệp khi đã xây dựng được đội ngũ cán bộ pháp chế vững mạnh thì những cuộc đàm phán với đối tác mà đặc biệt là đối tác nước ngoài sẽ không còn đáng lo ngại. Các hoạt động nội bộ doanh nghiệp cũng như các hoạt động kinh doanh luôn nằm trong sự đảm bảo an toàn về pháp lý.

DỊCH VỤ TƯ VẤN CƠ CẤU PHÒNG PHÁP CHẾ DOANH NGHIỆP CỦA LUẬT THIÊN MÃ

Trong bối cảnh hoạt động doanh nghiệp ngày càng chịu sự điều chỉnh khắt khe của pháp luật, phòng pháp chế nội bộ không chỉ là nhu cầu mà đã trở thành điều kiện bắt buộc để phát triển bền vững. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ – chưa rõ cách tổ chức, phân quyền, cũng như cơ chế vận hành hiệu quả.

Luật Thiên Mã cung cấp dịch vụ tư vấn cơ cấu phòng pháp chế doanh nghiệp nhằm giúp doanh nghiệp:

• Thiết lập sơ đồ tổ chức khoa học, đúng chức năng, tiết kiệm chi phí
• Phân định rõ trách nhiệm – nhiệm vụ của từng vị trí trong phòng pháp chế
• Kết nối vai trò pháp chế với các bộ phận: hợp đồng, kế toán, nhân sự, quản trị
• Hướng dẫn xây dựng quy trình làm việc, báo cáo, kiểm soát rủi ro pháp lý
• Đào tạo nhân sự pháp chế – cung cấp bộ mẫu tài liệu chuyên nghiệp

Gói dịch vụ chuyên biệt cho việc cơ cấu phòng pháp chế doanh nghiệp bao gồm:

Tư vấn thiết lập sơ đồ tổ chức phòng pháp chế

• Phân tích quy mô, mô hình hoạt động, ngành nghề doanh nghiệp
• Đề xuất sơ đồ tổ chức phòng pháp chế phù hợp (mô hình cơ bản – mở rộng – chuyên sâu)

Soạn thảo tài liệu vận hành phòng pháp chế

• Mẫu quy chế phòng pháp chế, quy trình phê duyệt hợp đồng, báo cáo tuân thủ
• Hướng dẫn hệ thống hóa văn bản pháp luật nội bộ, xây dựng hệ thống biểu mẫu theo ISO

Đào tạo đội ngũ pháp chế

• Tổ chức khóa huấn luyện nghiệp vụ pháp chế nội bộ cho nhân sự pháp lý, quản lý hợp đồng
• Cung cấp tài liệu cập nhật luật doanh nghiệp, lao động, thuế, bảo hiểm, hợp đồng

Đồng hành trong giai đoạn đầu vận hành

• Cử luật sư đồng hành 1–6 tháng giúp vận hành hệ thống, xử lý phát sinh
• Tư vấn triển khai các công việc pháp chế chuyên sâu: M&A, đầu tư, chuyển nhượng cổ phần

LỢI ÍCH KHI DOANH NGHIỆP SỬ DỤNG DỊCH VỤ TƯ VẤN CƠ CẤU PHÒNG PHÁP CHẾ DOANH NGHIỆP:

Lợi ích	Mô tả
Tiết kiệm chi phí	Không cần tuyển dụng bộ phận pháp lý cố định nhưng vẫn vận hành bài bản
Tối ưu hiệu quả quản trị	Gắn kết pháp lý với chiến lược – vận hành – nhân sự doanh nghiệp
Phòng ngừa rủi ro pháp lý	Được cảnh báo sớm các vi phạm có thể dẫn đến xử phạt, tranh chấp
Nâng cao uy tín doanh nghiệp	Thiết lập hệ thống pháp chế thể hiện tính minh bạch – chuyên nghiệp

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

1. Khi nào doanh nghiệp nên thành lập phòng pháp chế nội bộ?

Doanh nghiệp nên xây dựng phòng pháp chế khi có từ 30 nhân sự trở lên, hoạt động trong các lĩnh vực có rủi ro pháp lý cao (thương mại, xây dựng, tài chính, xuất nhập khẩu…). Ngoài ra, nếu thường xuyên ký kết hợp đồng, làm việc với cơ quan nhà nước hoặc xử lý khiếu nại, tranh chấp, thì cần có phòng pháp chế để chủ động phòng ngừa và kiểm soát rủi ro.

2. Nếu chưa đủ nhân lực, có thể thuê ngoài phòng pháp chế được không?

Hoàn toàn có thể. Đây là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo tính chuyên môn. Luật Thiên Mã cung cấp dịch vụ pháp chế thuê ngoài, cử luật sư đồng hành trực tiếp hoặc trực tuyến theo gói thời gian (3 tháng – 6 tháng – 1 năm), phù hợp với nhu cầu từng doanh nghiệp.

3. Dịch vụ tư vấn cơ cấu phòng pháp chế doanh nghiệp phòng bao gồm những nội dung nào?

Gói tư vấn của Luật Thiên Mã bao gồm:

• Phân tích nhu cầu và đề xuất sơ đồ tổ chức phòng pháp chế phù hợp
• Soạn thảo quy trình làm việc, phân quyền chức năng, nhiệm vụ
• Đào tạo kỹ năng pháp lý cơ bản cho nhân sự pháp chế nội bộ
• Hướng dẫn vận hành phòng pháp chế trong giai đoạn đầu

4. Doanh nghiệp nhỏ có thể ứng dụng mô hình phòng pháp chế như thế nào?

Thay vì tập chung cơ cấu phòng pháp chế doanh nghiệp đẩy đủ, doanh nghiệp nhỏ có thể áp dụng mô hình phòng pháp chế gọn nhẹ hoặc thuê luật sư tư vấn pháp luật thường xuyên. Luật Thiên Mã hỗ trợ xây dựng hệ thống kiểm soát pháp lý tinh gọn, kết nối trực tiếp với giám đốc hoặc người phụ trách nhân sự – hành chính để đảm bảo kiểm soát các vấn đề pháp lý hàng ngày.

5. Chi phí tư vấn xây dựng phòng pháp chế doanh nghiệp là bao nhiêu?

Chi phí phụ thuộc vào mô hình doanh nghiệp, ngành nghề, phạm vi dịch vụ. Luật Thiên Mã hiện triển khai các gói từ 5 triệu – 25 triệu đồng/tháng tùy mức độ tư vấn, đào tạo và hỗ trợ triển khai thực tế. Doanh nghiệp có thể đăng ký gói tư vấn thử trong 1 tháng để đánh giá hiệu quả trước khi ký hợp đồng dài hạn.

KẾT LUẬN TỪ LUẬT SƯ DOANH NGHIỆP

Cơ cấu phòng pháp chế doanh nghiệp càng rõ ràng – doanh nghiệp càng vững chắc về pháp lý. Với kinh nghiệm tư vấn cho hàng trăm doanh nghiệp trên cả nước, Luật Thiên Mã cam kết xây dựng hệ thống pháp chế linh hoạt, tiết kiệm, hiệu quả – phù hợp mọi mô hình.