Trong quá trình hoạt động của một tổ chức kinh doanh, việc thay đổi người đứng tên trên giấy phép kinh doanh là một thủ tục pháp lý quan trọng và thường xuyên diễn ra. Tùy thuộc vào loại hình, “người đứng tên” có thể là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (đối với công ty) hoặc chủ hộ kinh doanh (đối với hộ kinh doanh). Sự thay đổi này có thể do nhiều lý do như thay đổi nhân sự quản lý cấp cao, chuyển nhượng quyền sở hữu, hoặc cập nhật thông tin cá nhân. Việc cập nhật thông tin này một cách chính xác và kịp thời là vô cùng cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và duy trì hoạt động kinh doanh liên tục. Team Dịch Vụ Pháp Chế-Luật Thiên Mã xin cung cấp hướng dẫn chi tiết và chuyên sâu về quy trình thay đổi người đứng tên trên giấy phép kinh doanh, bao gồm các bước chuẩn bị, thực hiện và những lưu ý quan trọng để khách hàng hoàn tất thủ tục một cách thuận lợi và hợp pháp.
I. Khái niệm và ý nghĩa của việc thay đổi người đứng tên trên giấy phép kinh doanh
- Khái niệm: “Người đứng tên trên giấy phép kinh doanh” là cách gọi thông thường để chỉ cá nhân có thông tin (họ tên, giấy tờ tùy thân) được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (đối với công ty) hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (đối với hộ kinh doanh).
Đối với doanh nghiệp (Công ty TNHH, Cổ phần, Hợp danh): “Người đứng tên” chính là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Việc thay đổi có thể là thay thế cá nhân đang giữ chức danh này bằng một cá nhân khác, hoặc cập nhật thông tin cá nhân của người đại diện hiện tại (ví dụ: thay đổi số Căn cước công dân, hộ chiếu, địa chỉ).
Đối với hộ kinh doanh: “Người đứng tên” chính là chủ hộ kinh doanh. Việc thay đổi có thể là chuyển giao quyền sở hữu và điều hành hộ kinh doanh từ cá nhân này sang cá nhân khác (thông qua chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế) hoặc cập nhật thông tin cá nhân của chủ hộ hiện tại.
- Ý nghĩa:
Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo thông tin đăng ký của tổ chức kinh doanh luôn chính xác, phản ánh đúng người chịu trách nhiệm pháp lý cao nhất, tránh các vi phạm pháp luật và bị xử phạt hành chính.
Minh bạch thông tin: Cập nhật thông tin chính xác về người đại diện/chủ hộ giúp các cơ quan quản lý nhà nước (thuế, ngân hàng, quản lý thị trường) và các bên liên quan (khách hàng, đối tác) dễ dàng liên hệ, quản lý và xác minh thông tin.
Ổn định hoạt động kinh doanh: Tránh các rắc rối phát sinh từ việc thông tin không đồng nhất giữa thực tế và hồ sơ pháp lý, ảnh hưởng đến các giao dịch, hợp đồng và uy tín.
Đảm bảo hoạt động điều hành: Việc thay đổi người đứng tên kịp thời giúp duy trì hoạt động điều hành thông suốt, đặc biệt trong các giao dịch quan trọng.
II. Các trường hợp và điều kiện thay đổi người đứng tên trên giấy phép kinh doanh
-
Các trường hợp cần thay đổi người đứng tên:
Đối với doanh nghiệp (thay đổi người đại diện theo pháp luật):
- Thay đổi nhân sự quản lý cấp cao: Doanh nghiệp bổ nhiệm một cá nhân khác giữ chức danh người đại diện theo pháp luật (ví dụ: Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc/Tổng giám đốc).
- Người đại diện cũ không còn đủ điều kiện: Người đại diện cũ qua đời, mất năng lực hành vi dân sự, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, bị Tòa án tuyên bố mất tích, hoặc không còn đáp ứng các tiêu chuẩn, điều kiện của pháp luật.
- Thay đổi thông tin cá nhân: Người đại diện theo pháp luật được cấp giấy tờ tùy thân mới (ví dụ: đổi từ CMND sang CCCD, đổi hộ chiếu), hoặc thay đổi địa chỉ thường trú.
- Theo yêu cầu của cơ quan quản lý: Doanh nghiệp nhận được yêu cầu từ cơ quan đăng ký kinh doanh về việc cập nhật thông tin người đại diện.
Đối với hộ kinh doanh (thay đổi chủ hộ kinh doanh):
- Chuyển nhượng hộ kinh doanh: Chủ hộ cũ chuyển nhượng toàn bộ hộ kinh doanh cho cá nhân khác.
- Tặng cho/Thừa kế: Chủ hộ tặng cho hộ kinh doanh hoặc hộ kinh doanh được thừa kế.
- Thay đổi thông tin cá nhân: Chủ hộ được cấp giấy tờ tùy thân mới (ví dụ: đổi từ CMND sang CCCD, đổi hộ chiếu), hoặc thay đổi địa chỉ thường trú.
-
Điều kiện đối với người mới/chủ hộ mới:
Năng lực hành vi dân sự: Phải là cá nhân có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của Bộ luật Dân sự (từ đủ 18 tuổi trở lên, không bị mất/hạn chế năng lực hành vi dân sự).
Không thuộc đối tượng bị cấm:
- Đối với doanh nghiệp: Không thuộc các trường hợp bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp (ví dụ: cán bộ, công chức, viên chức; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, chấp hành hình phạt tù…).
- Đối với hộ kinh doanh: Cá nhân không thuộc các trường hợp bị cấm thành lập hộ kinh doanh.
Các điều kiện khác (nếu có): Tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh hoặc Điều lệ công ty, có thể có các yêu cầu về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, hoặc quốc tịch.
III. Hồ sơ cần chuẩn bị để thay đổi người đứng tên trên giấy phép kinh doanh
Hồ sơ thay đổi người đứng tên trên giấy phép kinh doanh sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình tổ chức kinh doanh:
Đối với Doanh nghiệp (thay đổi người đại diện theo pháp luật):
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp:
Sử dụng mẫu Phụ lục II-2 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT (Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật).
Do người đại diện theo pháp luật CŨ hoặc người đại diện theo pháp luật MỚI (nếu đã được bổ nhiệm hợp lệ) ký.
Nội dung cần ghi rõ mã số doanh nghiệp, tên doanh nghiệp, thông tin chi tiết của người đại diện cũ và người đại diện mới (họ tên, giới tính, ngày sinh, quốc tịch, loại giấy tờ pháp lý, số giấy tờ, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ thường trú và chỗ ở hiện tại), chức danh của người đại diện mới.
Nghị quyết, Quyết định và Bản sao Biên bản họp (bản sao hợp lệ) của cấp có thẩm quyền về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật:
Đây là văn bản nội bộ bắt buộc, chứng minh rằng quyết định thay đổi người đại diện đã được thông qua một cách hợp lệ, đúng trình tự, thủ tục theo Điều lệ công ty và quy định của Luật Doanh nghiệp.
Đối với Công ty TNHH Một thành viên/Doanh nghiệp tư nhân: Bản sao Quyết định của chủ sở hữu công ty.
Đối với Công ty TNHH Hai thành viên trở lên/Công ty Hợp danh: Bản sao Nghị quyết, Quyết định và Bản sao Biên bản họp của Hội đồng thành viên.
Đối với Công ty Cổ phần: Bản sao Nghị quyết, Quyết định và Bản sao Biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị (tùy thuộc vào Điều lệ công ty và phân cấp thẩm quyền).
Các bản sao này phải là bản hợp lệ (có chứng thực từ bản chính hoặc bản sao có đóng dấu giáp lai của công ty, kèm chữ ký xác nhận của người có thẩm quyền).
Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân của người đại diện theo pháp luật MỚI:
Bản sao hợp lệ Chứng minh nhân dân (CMND)/Căn cước công dân (CCCD)/Hộ chiếu còn hiệu lực của người đại diện theo pháp luật mới.
Văn bản ủy quyền (nếu có):
Nếu người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Kèm theo bản sao giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền (CCCD/CMND/Hộ chiếu).
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (nếu có): Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
Đối với Hộ kinh doanh (thay đổi chủ hộ kinh doanh):
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh:
Sử dụng mẫu Phụ lục III-3 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT (Thông báo thay đổi chủ hộ kinh doanh).
Do chủ hộ kinh doanh CŨ và chủ hộ kinh doanh MỚI ký (đối với trường hợp chuyển nhượng/tặng cho) hoặc chỉ chủ hộ MỚI ký (đối với trường hợp thừa kế).
Nội dung cần ghi rõ mã số hộ kinh doanh, tên hộ kinh doanh, thông tin chi tiết của chủ hộ cũ và chủ hộ mới (họ tên, giới tính, ngày sinh, quốc tịch, loại giấy tờ pháp lý, số giấy tờ, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ thường trú và chỗ ở hiện tại).
Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân của chủ hộ kinh doanh MỚI:
Bản sao hợp lệ Chứng minh nhân dân (CMND)/Căn cước công dân (CCCD)/Hộ chiếu còn hiệu lực của chủ hộ kinh doanh mới.
Hợp đồng mua bán, tặng cho, hoặc các giấy tờ liên quan đến thừa kế (bản gốc hoặc bản sao hợp lệ):
Đây là văn bản chứng minh việc chuyển giao quyền sở hữu hộ kinh doanh.
Bản sao biên bản họp thành viên hộ gia đình về việc thay đổi chủ hộ (nếu có):
Áp dụng đối với trường hợp hộ kinh doanh do các thành viên hộ gia đình đăng ký.
Văn bản ủy quyền (nếu có):
Nếu người đi nộp hồ sơ không phải là chủ hộ kinh doanh.
Kèm theo bản sao giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền (CCCD/CMND/Hộ chiếu).
Lưu ý chung về hồ sơ:
- Các bản sao phải là bản sao hợp lệ (có chứng thực từ bản chính hoặc bản sao có đóng dấu giáp lai của doanh nghiệp/hộ kinh doanh, kèm chữ ký xác nhận của người có thẩm quyền).
- Nếu nộp hồ sơ trực tuyến, tất cả các tài liệu cần được scan thành file định dạng PDF và đảm bảo chất lượng rõ nét, đầy đủ thông tin, dung lượng phù hợp với yêu cầu của hệ thống.
IV. Quy trình thực hiện thay đổi người đứng tên trên giấy phép kinh doanh
Quy trình thay đổi người đứng tên trên giấy phép kinh doanh được Team Dịch Vụ Pháp Chế-Luật Thiên Mã hướng dẫn chi tiết qua các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác
Tư vấn ban đầu: Team Dịch Vụ Pháp Chế-Luật Thiên Mã sẽ tư vấn cụ thể cho khách hàng về các quy định liên quan đến việc thay đổi người đứng tên, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa các nghĩa vụ liên quan.
Soạn thảo tài liệu: Hỗ trợ khách hàng soạn thảo chính xác và đầy đủ các văn bản cần thiết theo đúng mẫu quy định.
Kiểm tra tính hợp lệ: Rà soát toàn bộ hồ sơ để đảm bảo không có sai sót, thiếu sót trước khi nộp.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh
Cơ quan tiếp nhận:
- Đối với doanh nghiệp: Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Đối với hộ kinh doanh: Hồ sơ được nộp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện (thường là Phòng Tài chính – Kế hoạch thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện) nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở chính.
Thời hạn nộp: Doanh nghiệp/hộ kinh doanh có trách nhiệm đăng ký thay đổi trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định thay đổi. Việc tuân thủ thời hạn này là bắt buộc để tránh bị xử phạt hành chính.
Phương thức nộp:
- Trực tiếp: Nộp hồ sơ tại bộ phận Một cửa của cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Qua đường bưu điện: Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích.
- Trực tuyến: Nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn) đối với doanh nghiệp, hoặc Cổng thông tin quốc gia về đăng ký hộ kinh doanh (https://dangkyhkd.dkkd.gov.vn) đối với hộ kinh doanh, bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng. Phương thức này được khuyến khích vì sự tiện lợi và nhanh chóng.
Bước 3: Tiếp nhận, xử lý hồ sơ và cấp kết quả
Thời gian xử lý: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và giải quyết.
Cấp kết quả:
- Đối với doanh nghiệp: Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với thông tin người đại diện theo pháp luật đã thay đổi.
- Đối với hộ kinh doanh: Nếu hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh mới với thông tin chủ hộ kinh doanh đã thay đổi.
Yêu cầu bổ sung/sửa đổi: Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ có thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do và hướng dẫn bổ sung, sửa đổi. Khách hàng cần chỉnh sửa và nộp lại hồ sơ theo yêu cầu.
V. Những lưu ý quan trọng sau khi thay đổi người đứng tên trên giấy phép kinh doanh
Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi người đứng tên trên giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp/hộ kinh doanh cần thực hiện một số nghĩa vụ và lưu ý quan trọng sau để đảm bảo tuân thủ pháp luật và hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn:
1.Công bố thông tin (áp dụng cho doanh nghiệp):
Doanh nghiệp phải thực hiện công bố nội dung thay đổi người đại diện theo pháp luật trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới (phí công bố: 100.000 VNĐ).
2. Thông báo cơ quan thuế:
Đối với doanh nghiệp: Mặc dù Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tự động cập nhật thông tin với cơ quan thuế, doanh nghiệp vẫn nên chủ động kiểm tra và thông báo nếu có bất kỳ sự không đồng bộ nào, đặc biệt liên quan đến chữ ký số thuế.
Đối với hộ kinh doanh (thay đổi chủ hộ): Việc thay đổi chủ hộ kinh doanh thường dẫn đến thay đổi mã số thuế của hộ kinh doanh (mã số thuế của hộ kinh doanh thường gắn với mã số thuế cá nhân của chủ hộ). Chủ hộ kinh doanh mới cần liên hệ với cơ quan thuế để đóng mã số thuế cũ và đăng ký mã số thuế mới.
3. Cập nhật thông tin với các bên liên quan:
Ngân hàng: Thông báo và cập nhật thông tin người đại diện/chủ hộ mới với ngân hàng nơi có tài khoản. Người mới sẽ cần ký lại các giấy tờ liên quan đến tài khoản ngân hàng.
Đối tác, khách hàng: Thông báo về việc thay đổi người đứng tên để đảm bảo liên lạc và giao dịch không bị gián đoạn.
Cơ quan bảo hiểm xã hội, lao động: Cập nhật thông tin người đại diện/chủ hộ mới nếu có liên quan đến việc đóng bảo hiểm.
Các giấy phép con (nếu có): Nếu thông tin người đứng tên là một điều kiện của giấy phép con (ví dụ: giấy phép kinh doanh các ngành nghề đặc thù), cần thực hiện thủ tục điều chỉnh các giấy phép này.
4. Thay đổi thông tin trên hóa đơn, con dấu:
Hóa đơn: Nếu hóa đơn có in tên/chức danh người đứng tên, cần thông báo phát hành hóa đơn mới hoặc thực hiện các điều chỉnh theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Con dấu: Nếu trên con dấu có khắc tên/chức danh người đứng tên, cần khắc lại con dấu mới.
5. Xử lý hợp đồng, tài sản: Rà soát và cập nhật thông tin người đứng tên mới trên các hợp đồng, tài liệu, tài sản của tổ chức kinh doanh.
6. Cập nhật Điều lệ công ty (đối với doanh nghiệp): Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật là một nội dung bắt buộc phải sửa đổi trong Điều lệ công ty. Doanh nghiệp cần tiến hành sửa đổi, bổ sung Điều lệ để đảm bảo tính đồng bộ và hợp pháp.
7. Thu hồi con dấu, giấy tờ của người cũ: Đảm bảo thu hồi tất cả con dấu, giấy tờ, tài sản, tài khoản ngân hàng, chữ ký số… của người đứng tên cũ để tránh rủi ro.
Kết luận: Đảm bảo tính hợp pháp và sự ổn định của hoạt động kinh doanh
Việc thay đổi người đứng tên trên giấy phép kinh doanh là một thủ tục pháp lý quan trọng, đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật. Việc thực hiện đúng và kịp thời các thủ tục này không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn giúp duy trì tính hợp lệ của thông tin, tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch và hoạt động kinh doanh. Team Dịch Vụ Pháp Chế-Luật Thiên Mã với kinh nghiệm và chuyên môn sâu rộng trong lĩnh vực luật doanh nghiệp và hộ kinh doanh, cam kết đồng hành cùng khách hàng, cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ toàn diện trong toàn bộ quy trình thay đổi người đứng tên trên giấy phép kinh doanh, từ tư vấn chuyên sâu, soạn thảo hồ sơ chính xác đến nộp và nhận kết quả, đảm bảo mọi thủ tục diễn ra nhanh chóng, chính xác và tuân thủ tuyệt đối quy định pháp luật.
Nếu khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào khác về việc thay đổi người đứng tên trên giấy phép kinh doanh hoặc cần hỗ trợ chuyên sâu về các thủ tục pháp lý, xin đừng ngần ngại liên hệ với Team Dịch Vụ Pháp Chế-Luật Thiên Mã ngay hôm nay để nhận được tư vấn tận tình và chuyên nghiệp nhất!
