Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, việc thay đổi người đại diện theo pháp luật là một thủ tục pháp lý quan trọng và thường xuyên diễn ra, do nhiều lý do như thay đổi nhân sự quản lý cấp cao, người đại diện cũ không còn đủ điều kiện, hoặc thay đổi cơ cấu tổ chức. Người đại diện theo pháp luật là người nhân danh doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch, đại diện doanh nghiệp trước pháp luật. Do đó, việc cập nhật thông tin này một cách chính xác và kịp thời là vô cùng cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và duy trì hoạt động kinh doanh liên tục. Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, doanh nghiệp có thể thực hiện phần lớn quy trình này qua mạng thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Phương thức này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, công sức mà còn tăng cường tính minh bạch và hiệu quả hành chính. Team Dịch Vụ Pháp Chế-Luật Thiên Mã xin cung cấp hướng dẫn chi tiết và chuyên sâu về quy trình thay đổi người đại diện theo pháp luật qua mạng, bao gồm các bước chuẩn bị, thực hiện và những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp hoàn tất thủ tục một cách thuận lợi và hợp pháp.
I. Khái niệm và ý nghĩa của việc thay đổi người đại diện theo pháp luật
- Khái niệm: Thay đổi người đại diện theo pháp luật là việc doanh nghiệp thực hiện thủ tục pháp lý để thay thế cá nhân đang giữ chức danh người đại diện theo pháp luật bằng một cá nhân khác, hoặc cập nhật thông tin cá nhân của người đại diện hiện tại (ví dụ: thay đổi số Căn cước công dân, hộ chiếu, địa chỉ). Việc này được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và công bố công khai.
- Ý nghĩa:
Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo thông tin đăng ký của doanh nghiệp luôn chính xác, phản ánh đúng người chịu trách nhiệm pháp lý cao nhất của doanh nghiệp, tránh các vi phạm pháp luật và bị xử phạt hành chính.
Minh bạch thông tin: Cập nhật thông tin chính xác về người đại diện giúp các cơ quan quản lý nhà nước (thuế, ngân hàng, quản lý thị trường) và các bên liên quan (khách hàng, đối tác) dễ dàng liên hệ, quản lý và xác minh thông tin doanh nghiệp.
Ổn định hoạt động kinh doanh: Tránh các rắc rối phát sinh từ việc thông tin không đồng nhất giữa thực tế và hồ sơ pháp lý, ảnh hưởng đến các giao dịch, hợp đồng và uy tín của doanh nghiệp.
Đảm bảo hoạt động điều hành: Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật kịp thời giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động điều hành thông suốt, đặc biệt trong các giao dịch quan trọng.
II. Các trường hợp và điều kiện thay đổi người đại diện theo pháp luật
-
Các trường hợp cần thay đổi người đại diện theo pháp luật:
Thay đổi nhân sự quản lý cấp cao: Doanh nghiệp bổ nhiệm một cá nhân khác giữ chức danh người đại diện theo pháp luật (ví dụ: Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc/Tổng giám đốc).
Người đại diện cũ không còn đủ điều kiện: Người đại diện cũ qua đời, mất năng lực hành vi dân sự, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, bị Tòa án tuyên bố mất tích, hoặc không còn đáp ứng các tiêu chuẩn, điều kiện của pháp luật.
Thay đổi thông tin cá nhân: Người đại diện theo pháp luật được cấp giấy tờ tùy thân mới (ví dụ: đổi từ CMND sang CCCD, đổi hộ chiếu), hoặc thay đổi địa chỉ thường trú.
Theo yêu cầu của cơ quan quản lý: Doanh nghiệp nhận được yêu cầu từ cơ quan đăng ký kinh doanh về việc cập nhật thông tin người đại diện.
-
Điều kiện đối với người đại diện theo pháp luật mới:
Năng lực hành vi dân sự: Phải là cá nhân có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của Bộ luật Dân sự (từ đủ 18 tuổi trở lên, không bị mất/hạn chế năng lực hành vi dân sự).
Không thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp: Không thuộc các trường hợp bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp (ví dụ: cán bộ, công chức, viên chức; sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; cán bộ, chiến sĩ công an nhân dân Việt Nam; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, chấp hành hình phạt tù…).
Các điều kiện khác (nếu có): Tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh hoặc Điều lệ công ty, có thể có các yêu cầu về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, hoặc quốc tịch.
III. Hồ sơ cần chuẩn bị để thay đổi người đại diện theo pháp luật qua mạng
Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật qua mạng về cơ bản tương tự như hồ sơ nộp trực tiếp, nhưng cần được số hóa. Các tài liệu cơ bản bao gồm:
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp:
Sử dụng mẫu Phụ lục II-2 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT (Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật). Do người đại diện theo pháp luật CŨ hoặc người đại diện theo pháp luật MỚI (nếu đã được bổ nhiệm hợp lệ) ký. Nội dung cần ghi rõ mã số doanh nghiệp, tên doanh nghiệp, thông tin chi tiết của người đại diện cũ và người đại diện mới (họ tên, giới tính, ngày sinh, quốc tịch, loại giấy tờ pháp lý, số giấy tờ, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ thường trú và chỗ ở hiện tại), chức danh của người đại diện mới.
Nghị quyết, Quyết định và Bản sao Biên bản họp (bản sao hợp lệ) của cấp có thẩm quyền về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật:
Đây là văn bản nội bộ bắt buộc, chứng minh rằng quyết định thay đổi người đại diện đã được thông qua một cách hợp lệ, đúng trình tự, thủ tục theo Điều lệ công ty và quy định của Luật Doanh nghiệp.
Đối với Công ty TNHH Một thành viên/Doanh nghiệp tư nhân: Bản sao Quyết định của chủ sở hữu công ty.
Đối với Công ty TNHH Hai thành viên trở lên/Công ty Hợp danh: Bản sao Nghị quyết, Quyết định và Bản sao Biên bản họp của Hội đồng thành viên.
Đối với Công ty Cổ phần: Bản sao Nghị quyết, Quyết định và Bản sao Biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị (tùy thuộc vào Điều lệ công ty và phân cấp thẩm quyền).
Các bản sao này phải là bản hợp lệ (có chứng thực từ bản chính hoặc bản sao có đóng dấu giáp lai của công ty, kèm chữ ký xác nhận của người có thẩm quyền).
Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân của người đại diện theo pháp luật MỚI:
Bản sao hợp lệ Chứng minh nhân dân (CMND)/Căn cước công dân (CCCD)/Hộ chiếu còn hiệu lực của người đại diện theo pháp luật mới.
Văn bản ủy quyền (nếu có):
Nếu người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Kèm theo bản sao giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền (CCCD/CMND/Hộ chiếu).
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (nếu có): Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
Lưu ý quan trọng về hồ sơ:
Các bản sao phải là bản sao hợp lệ (có chứng thực từ bản chính hoặc bản sao có đóng dấu giáp lai của doanh nghiệp, kèm chữ ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật).
Tất cả các tài liệu cần được scan thành file định dạng PDF và đảm bảo chất lượng rõ nét, đầy đủ thông tin, dung lượng phù hợp với yêu cầu của hệ thống.
IV. Quy trình thực hiện thay đổi người đại diện theo pháp luật qua mạng chi tiết
Quy trình thay đổi người đại diện theo pháp luật qua mạng được Team Dịch Vụ Pháp Chế-Luật Thiên Mã hướng dẫn chi tiết từng bước như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và tài khoản
Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu: Đảm bảo đã có đủ các giấy tờ cần thiết như đã nêu tại Mục III.
Số hóa tài liệu: Scan tất cả các tài liệu thành các file PDF riêng biệt, rõ nét, đảm bảo dung lượng file không vượt quá giới hạn của hệ thống.
Tạo tài khoản/Đăng nhập:
- Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: https://dangkykinhdoanh.gov.vn.
- Nếu chưa có tài khoản, đăng ký tài khoản mới. Nếu đã có, đăng nhập bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc sử dụng chữ ký số công cộng.
Bước 2: Kê khai thông tin và tải hồ sơ lên hệ thống
Chọn dịch vụ: Sau khi đăng nhập, chọn mục “Đăng ký doanh nghiệp” -> “Nộp hồ sơ qua mạng” -> “Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp”.
Nhập mã số doanh nghiệp: Hệ thống sẽ hiển thị thông tin hiện tại của doanh nghiệp.
Chọn loại hình thay đổi: Chọn “Thay đổi người đại diện theo pháp luật”.
Kê khai thông tin mới: Nhập các thông tin mới của người đại diện theo pháp luật mới theo yêu cầu của hệ thống. Cần đặc biệt chú ý đến tính chính xác và đồng bộ của thông tin.
Tải tài liệu lên: Tải các file PDF của hồ sơ đã chuẩn bị lên hệ thống theo đúng từng mục yêu cầu (Thông báo thay đổi, Quyết định/Nghị quyết, Bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện mới, Văn bản ủy quyền, v.v.).
Bước 3: Ký số/Xác thực và nộp hồ sơ
Kiểm tra lại hồ sơ: Trước khi nộp, hệ thống sẽ cho phép xem lại toàn bộ hồ sơ đã kê khai và tài liệu đã tải lên. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng lần cuối để đảm bảo không có sai sót.
Ký số/Xác thực: Sau khi hoàn tất việc kê khai và tải tài liệu, người nộp hồ sơ cần ký số (bằng chữ ký số công cộng) hoặc xác thực bằng tài khoản đăng ký kinh doanh.
Nộp hồ sơ: Nhấn nút “Nộp hồ sơ” để gửi hồ sơ điện tử đến Phòng Đăng ký kinh doanh.
Nhận Giấy biên nhận: Hệ thống sẽ gửi Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử qua email đã đăng ký.
Bước 4: Theo dõi và bổ sung hồ sơ (nếu có)
Theo dõi tình trạng: Doanh nghiệp có thể đăng nhập vào tài khoản trên Cổng thông tin quốc gia để theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ.
Yêu cầu bổ sung/sửa đổi: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét.
Nếu hồ sơ hợp lệ: Sẽ có thông báo chấp thuận.
Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo yêu cầu bổ sung, sửa đổi hồ sơ qua email và trên hệ thống. Doanh nghiệp cần truy cập lại hồ sơ, chỉnh sửa theo hướng dẫn và nộp lại.
Bước 5: Nộp hồ sơ bản giấy và nhận kết quả (nếu có yêu cầu)
Nộp hồ sơ bản giấy (nếu có yêu cầu): Sau khi hồ sơ điện tử được chấp thuận, hệ thống có thể thông báo doanh nghiệp nộp 01 bộ hồ sơ bản giấy tại Phòng Đăng ký kinh doanh để đối chiếu và lưu trữ.
Nhận kết quả:
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ (bao gồm cả hồ sơ bản giấy nếu có yêu cầu), Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với thông tin người đại diện theo pháp luật đã thay đổi.
- Doanh nghiệp có thể nhận kết quả trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích.
V. Những lưu ý quan trọng sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật
Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần thực hiện một số nghĩa vụ và lưu ý quan trọng sau để đảm bảo tuân thủ pháp luật và hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn:
- Công bố thông tin: Doanh nghiệp phải thực hiện công bố nội dung thay đổi người đại diện theo pháp luật trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới (phí công bố: 100.000 VNĐ).
- Thông báo cơ quan thuế: Mặc dù Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tự động cập nhật thông tin với cơ quan thuế, doanh nghiệp vẫn nên chủ động kiểm tra và thông báo nếu có bất kỳ sự không đồng bộ nào, đặc biệt liên quan đến chữ ký số thuế.
- Cập nhật thông tin với các bên liên quan:
- Ngân hàng: Thông báo và cập nhật thông tin người đại diện mới với ngân hàng nơi doanh nghiệp có tài khoản. Người đại diện mới sẽ cần ký lại các giấy tờ liên quan đến tài khoản ngân hàng.
- Đối tác, khách hàng: Thông báo về việc thay đổi người đại diện để đảm bảo liên lạc và giao dịch không bị gián đoạn.
- Cơ quan bảo hiểm xã hội, lao động: Cập nhật thông tin người đại diện mới.
- Các giấy phép con (nếu có): Nếu thông tin người đại diện theo pháp luật là một điều kiện của giấy phép con (ví dụ: giấy phép kinh doanh các ngành nghề đặc thù), doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục điều chỉnh các giấy phép này.
- Thay đổi thông tin trên hóa đơn, con dấu:
- Hóa đơn: Nếu hóa đơn có in tên/chức danh người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp có thể cần thông báo phát hành hóa đơn mới hoặc thực hiện các điều chỉnh theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
- Con dấu: Nếu trên con dấu có khắc tên/chức danh người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần khắc lại con dấu mới.
- Xử lý hợp đồng, tài sản: Rà soát và cập nhật thông tin người đại diện mới trên các hợp đồng, tài liệu, tài sản của công ty.
- Cập nhật Điều lệ công ty: Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật là một nội dung bắt buộc phải sửa đổi trong Điều lệ công ty. Doanh nghiệp cần tiến hành sửa đổi, bổ sung Điều lệ để đảm bảo tính đồng bộ và hợp pháp.
- Thu hồi con dấu, giấy tờ của người đại diện cũ: Đảm bảo thu hồi tất cả con dấu, giấy tờ, tài sản, tài khoản ngân hàng, chữ ký số… của người đại diện cũ để tránh rủi ro.
Kết luận: Đảm bảo tính hợp pháp và sự ổn định của doanh nghiệp
Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật qua mạng là một thủ tục pháp lý quan trọng, đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật. Việc thực hiện đúng và kịp thời các thủ tục này không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp duy trì tính hợp lệ của thông tin, tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch và hoạt động kinh doanh. Team Dịch Vụ Pháp Chế-Luật Thiên Mã với kinh nghiệm và chuyên môn sâu rộng trong lĩnh vực luật doanh nghiệp, cam kết đồng hành cùng khách hàng, cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ toàn diện trong toàn bộ quy trình thay đổi người đại diện theo pháp luật qua mạng, từ tư vấn chuyên sâu, soạn thảo hồ sơ chính xác đến nộp và nhận kết quả, đảm bảo mọi thủ tục diễn ra nhanh chóng, chính xác và tuân thủ tuyệt đối quy định pháp luật.
Nếu khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào khác về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật qua mạng hoặc cần hỗ trợ chuyên sâu về các thủ tục pháp lý doanh nghiệp, xin đừng ngần ngại liên hệ với Team Dịch Vụ Pháp Chế-Luật Thiên Mã ngay hôm nay để nhận được tư vấn tận tình và chuyên nghiệp nhất!
