Để thành lập chi nhánh công ty tại Việt Nam, việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác theo quy định của pháp luật là yếu tố then chốt. Hồ sơ sẽ khác nhau tùy thuộc vào việc công ty mẹ là doanh nghiệp trong nước hay doanh nghiệp nước ngoài. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các loại giấy tờ cần thiết cho từng trường hợp, được tổng hợp bởi Team dịch vụ pháp chế-Luật Thiên Mã.
I. Hồ sơ Thành lập Chi nhánh Công ty Trong nước
Đối với công ty mẹ là doanh nghiệp được thành lập hợp pháp tại Việt Nam, hồ sơ thành lập chi nhánh công ty được quy định tại Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, bao gồm:
1. Thông báo thành lập chi nhánh
Đây là văn bản pháp lý chính thức, do người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ ký.
Mẫu biểu: Sử dụng mẫu tại Phụ lục II-7 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
Nội dung cần điền đầy đủ và chính xác:
- Tên chi nhánh dự kiến (phải tuân thủ quy định về đặt tên chi nhánh: “Tên công ty mẹ + Chi nhánh”).
- Địa chỉ trụ sở chi nhánh (ghi rõ số nhà, ngách/hẻm, phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố).
- Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh (phải nằm trong ngành, nghề đã đăng ký của công ty mẹ).
- Thông tin về người đứng đầu chi nhánh (họ và tên, ngày sinh, quốc tịch, loại giấy tờ pháp lý, số giấy tờ…).
- Hình thức hạch toán của chi nhánh: hạch toán độc lập hoặc hạch toán phụ thuộc.
- Thông tin của công ty mẹ (tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính…).
2. Quyết định và Biên bản họp (bản sao hợp lệ)
Đây là các văn bản thể hiện ý chí của công ty mẹ về việc thành lập chi nhánh. Tùy thuộc vào loại hình công ty mẹ mà yêu cầu sẽ khác nhau:
Đối với Công ty TNHH Hai thành viên trở lên hoặc Công ty Hợp danh:
- Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng thành viên về việc thành lập chi nhánh.
- Biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc thành lập chi nhánh.
Đối với Công ty Cổ phần:
- Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng quản trị về việc thành lập chi nhánh.
- Biên bản họp của Hội đồng quản trị về việc thành lập chi nhánh.
Đối với Doanh nghiệp tư nhân hoặc Công ty TNHH Một thành viên:
- Quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thành lập chi nhánh.
Lưu ý: Các bản sao này phải là bản sao hợp lệ (có chứng thực từ bản chính hoặc bản sao có đóng dấu giáp lai của công ty mẹ, kèm chữ ký xác nhận của người có thẩm quyền). Nội dung cần nêu rõ việc thành lập chi nhánh, thông tin chi tiết về chi nhánh và việc bổ nhiệm người đứng đầu.
3. Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh
Người đứng đầu chi nhánh phải là cá nhân có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.
Giấy tờ cần nộp: Bản sao chứng thực hoặc bản sao có công chứng của một trong các giấy tờ sau:
- Thẻ Căn cước công dân (CCCD) còn hiệu lực.
- Chứng minh nhân dân (CMND) còn hiệu lực.
- Hộ chiếu còn hiệu lực.
4. Văn bản ủy quyền (nếu có)
Trong trường hợp người trực tiếp nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ.
Nội dung: Văn bản ủy quyền phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu của công ty mẹ (nếu có). Kèm theo: Bản sao chứng thực hoặc bản sao có công chứng của CCCD/CMND/Hộ chiếu của người được ủy quyền.
II. Hồ sơ Thành lập Chi nhánh Công ty Nước ngoài tại Việt Nam
Việc thành lập chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam phức tạp hơn và tuân thủ Nghị định 07/2016/NĐ-CP và Luật Thương mại 2005. Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
1. Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập chi nhánh
Đây là văn bản pháp lý chính thức để xin phép thành lập chi nhánh.
Mẫu biểu: Theo mẫu quy định của Bộ Công Thương.
Nội dung: Điền đầy đủ thông tin về công ty mẹ ở nước ngoài, chi nhánh dự kiến, người đứng đầu chi nhánh, ngành nghề kinh doanh, địa điểm trụ sở, v.v.
2. Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận thành lập doanh nghiệp của công ty mẹ ở nước ngoài
Yêu cầu đặc biệt:
- Phải được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp.
- Bắt buộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại quốc gia đó hoặc cơ quan đại diện ngoại giao của quốc gia đó tại Việt Nam. Bước này xác nhận tính hợp pháp của tài liệu ở nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam.
- Phải được dịch sang tiếng Việt và bản dịch phải được công chứng theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Thời gian hoạt động: Công ty mẹ phải hoạt động ít nhất 05 năm kể từ ngày đăng ký thành lập đến thời điểm nộp hồ sơ.
3. Văn bản của công ty mẹ cử người đứng đầu chi nhánh
Loại văn bản: Quyết định bổ nhiệm hoặc Giấy ủy quyền cho người sẽ làm Trưởng chi nhánh tại Việt Nam.
Yêu cầu: Văn bản này phải nêu rõ thẩm quyền, trách nhiệm của người đứng đầu chi nhánh.
Yêu cầu đặc biệt: Tương tự Giấy đăng ký kinh doanh, văn bản này cũng phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và công chứng bản dịch sang tiếng Việt.
4. Bản sao Giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh
Nếu là công dân Việt Nam: Bản sao chứng thực hoặc bản sao có công chứng của Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu còn hiệu lực.
Nếu là người nước ngoài: Bản sao chứng thực hoặc bản sao có công chứng của Hộ chiếu còn hiệu lực.
5. Báo cáo tài chính đã được kiểm toán của công ty mẹ
Thời điểm: Báo cáo tài chính của công ty mẹ trong 01 năm gần nhất tính đến thời điểm nộp hồ sơ.
Mục đích: Để chứng minh năng lực tài chính và sự tồn tại, hoạt động ổn định của công ty mẹ.
Yêu cầu đặc biệt: Tương tự các giấy tờ nước ngoài khác, báo cáo tài chính này cũng phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và công chứng bản dịch sang tiếng Việt.
6. Văn bản xác nhận địa điểm đặt trụ sở chi nhánh
- Giấy tờ cần nộp:
Bản sao hợp đồng thuê địa điểm đặt trụ sở chi nhánh tại Việt Nam (có xác nhận của công chứng viên hoặc chứng thực từ bản chính).
Hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm (ví dụ: bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy phép xây dựng – nếu có, và các giấy tờ liên quan khác).
Lưu ý: Địa điểm phải phù hợp với quy định pháp luật Việt Nam (không phải căn hộ chung cư dùng để ở, trừ trường hợp đặc biệt).
7. Các giấy tờ khác (tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh)
Giấy phép hành nghề của người đứng đầu chi nhánh: Nếu ngành nghề kinh doanh của chi nhánh yêu cầu người đứng đầu phải có chứng chỉ hành nghề.
Các giấy tờ chứng minh đủ điều kiện kinh doanh ngành nghề có điều kiện: Nếu chi nhánh kinh doanh các ngành nghề có điều kiện (ví dụ: xây dựng, tài chính, giáo dục, dược phẩm…). Các giấy tờ này có thể bao gồm chứng chỉ năng lực, giấy phép con, xác nhận vốn pháp định, v.v.
Team dịch vụ pháp chế-Luật Thiên Mã nhấn mạnh rằng việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác và tuân thủ các yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự (đối với chi nhánh nước ngoài) là vô cùng quan trọng để đảm bảo quá trình xét duyệt diễn ra thuận lợi. Bất kỳ sai sót nào trong hồ sơ cũng có thể dẫn đến việc chậm trễ hoặc bị từ chối cấp phép.
Nếu khách hàng cần hỗ trợ chi tiết trong việc chuẩn bị và nộp hồ sơ thành lập chi nhánh công ty, đừng ngần ngại liên hệ với Team dịch vụ pháp chế-Luật Thiên Mã để được tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp nhất!
