Thành lập công ty tư vấn thiết kế tại Việt Nam: Điều kiện và Quy trình chi tiết

Thành lập công ty tư vấn thiết kế là một lĩnh vực kinh doanh năng động và có nhiều cơ hội tại Việt Nam, đặc biệt trong bối cảnh phát triển đô thị và xây dựng hiện nay. Các công ty này cung cấp đa dạng dịch vụ từ thiết kế kiến trúc, thiết kế nội thất, thiết kế quy hoạch, đến thiết kế kết cấu, hệ thống kỹ thuật. Để thành lập công ty tư vấn thiết kế, bạn không chỉ cần nắm vững các quy định chung của Luật Doanh nghiệp mà còn phải đáp ứng các điều kiện chuyên biệt về năng lực hoạt động xây dựng theo Luật Xây dựng và các văn bản hướng dẫn.

I. Điều kiện chung để thành lập công ty tư vấn thiết kế

Khi bạn muốn thành lập công ty tư vấn thiết kế, các điều kiện pháp lý cơ bản của một doanh nghiệp là điều đầu tiên cần đáp ứng:

Loại hình doanh nghiệp: Bạn có thể linh hoạt lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp nhất với mục tiêu và cơ cấu góp vốn của mình:

• • Công ty TNHH Một thành viên: Phù hợp nếu bạn là cá nhân hoặc một tổ chức muốn sở hữu hoàn toàn và chịu trách nhiệm hữu hạn.
  • Công ty TNHH Hai thành viên trở lên: Dành cho nhóm từ 2 đến 50 cá nhân/tổ chức cùng góp vốn, chịu trách nhiệm hữu hạn.
  • Công ty Cổ phần: Thích hợp với quy mô lớn, có nhu cầu huy động vốn từ nhiều cổ đông (tối thiểu 3 cổ đông).
  • Doanh nghiệp tư nhân: Chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm vô hạn, không có tư cách pháp nhân độc lập với chủ sở hữu (ít phổ biến cho hoạt động tư vấn thiết kế có quy mô).

Tên công ty: Điều kiện thành lập công ty tư vấn thiết kế về tên phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định của Luật Doanh nghiệp:

• • Tên công ty phải có đủ hai thành tố: Loại hình doanh nghiệp và Tên riêng. Ví dụ: Công ty TNHH Tư vấn Thiết kế Xây dựng Việt, Công ty Cổ phần Kiến trúc Sáng Tạo.
  • Tên không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trên phạm vi toàn quốc. Bạn cần tra cứu kỹ lưỡng trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để kiểm tra.
  • Không được sử dụng các từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục.

Địa chỉ trụ sở chính: Trụ sở công ty phải có địa chỉ rõ ràng, cụ thể (số nhà, ngách/hẻm, phố, xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố). Lưu ý rằng, theo quy định hiện hành, không được đặt trụ sở tại căn hộ chung cư dùng để ở (trừ trường hợp chung cư được cấp phép kinh doanh thương mại và có quy định riêng).

Ngành, nghề kinh doanh: Bạn cần đăng ký chính xác các mã ngành nghề liên quan đến hoạt động tư vấn thiết kế. Mã ngành chính thường thuộc nhóm 7110 – Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan, trong đó có các nhóm chi tiết hơn như:

• • 71101 – Hoạt động kiến trúc: Bao gồm thiết kế kiến trúc công trình, lập dự án đầu tư xây dựng.
  • 71102 – Hoạt động đo đạc, bản đồ: Nếu công ty cung cấp dịch vụ khảo sát địa hình, địa chất phục vụ thiết kế.
  • 71103 – Hoạt động thăm dò địa chất, địa vật lý: Nếu công ty có dịch vụ liên quan đến khảo sát.
  • 71109 – Hoạt động tư vấn kỹ thuật có liên quan khác: Bao gồm tư vấn thiết kế kết cấu, thiết kế hệ thống kỹ thuật (điện, nước, điều hòa, phòng cháy chữa cháy), thiết kế nội thất, thiết kế cảnh quan.
  • Lưu ý: Việc lựa chọn ngành nghề cần phù hợp với năng lực và định hướng phát triển của công ty.

Vốn điều lệ: Đối với ngành nghề tư vấn thiết kế, pháp luật hiện hành không quy định mức vốn pháp định tối thiểu bắt buộc. Mức vốn điều lệ do các thành viên/cổ đông cam kết góp và ghi rõ trong Điều lệ công ty. Tuy nhiên, mức vốn này cần phù hợp với quy mô hoạt động, năng lực tài chính và uy tín mà công ty muốn xây dựng với đối tác và khách hàng.

II. Điều kiện chuyên biệt: Chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng cho công ty tư vấn thiết kế

Ngoài các điều kiện chung về doanh nghiệp, để thành lập công ty tư vấn thiết kế và được phép hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, điều kiện tiên quyết và quan trọng nhất là công ty phải được cấp Chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng phù hợp với lĩnh vực thiết kế mà công ty sẽ cung cấp. Đây là “giấy phép con” bắt buộc theo quy định của Luật Xây dựng và các Nghị định hướng dẫn (hiện hành là Nghị định 15/2021/NĐ-CP).

1. Các lĩnh vực thiết kế cần Chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng

Chứng chỉ năng lực được cấp cho tổ chức theo từng lĩnh vực hoạt động thiết kế cụ thể:

• Thiết kế kiến trúc công trình.
• Thiết kế kết cấu công trình.
• Thiết kế điện công trình.
• Thiết kế cấp – thoát nước công trình.
• Thiết kế cơ – điện công trình.
• Thiết kế phòng cháy, chữa cháy công trình.
• Thiết kế thông gió, điều hòa không khí công trình.
• Thiết kế quy hoạch xây dựng.
• Thiết kế công trình đường dây và trạm biến áp.
• Thiết kế công trình giao thông (cầu, đường bộ, hầm…).
• Thiết kế công trình thủy lợi, thủy điện.
• Và các lĩnh vực thiết kế chuyên biệt khác.

2. Điều kiện của tổ chức để được cấp Chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng (áp dụng cho các hạng)

Để được cấp chứng chỉ năng lực cho tổ chức tư vấn thiết kế, công ty phải đáp ứng các điều kiện sau:

Là doanh nghiệp hoặc tổ chức có chức năng hoạt động xây dựng: Được thành lập hợp pháp theo quy định của Luật Doanh nghiệp hoặc pháp luật có liên quan, có ngành nghề kinh doanh phù hợp với lĩnh vực hoạt động xây dựng.

Điều kiện về nhân sự chủ chốt:

• • Người giữ các chức danh chủ chốt (như Giám đốc, Trưởng phòng thiết kế, Chủ nhiệm đồ án thiết kế…) phải có hợp đồng lao động với công ty.
  • Cá nhân phụ trách các lĩnh vực thiết kế chuyên môn phải có chứng chỉ hành nghề thiết kế xây dựng phù hợp với hạng và lĩnh vực công việc mà công ty đăng ký. Các chứng chỉ này được phân hạng I, II, III (ví dụ: chứng chỉ hành nghề kiến trúc sư, kỹ sư kết cấu, kỹ sư M&E…).
  • Số lượng và kinh nghiệm của các cá nhân có chứng chỉ hành nghề phải đủ để đáp ứng yêu cầu về hạng năng lực của tổ chức (Hạng I, Hạng II, Hạng III) mà công ty muốn đăng ký.

Điều kiện về kinh nghiệm hoạt động:

• • Công ty đã thực hiện (hoặc cá nhân chủ chốt đã tham gia) các công trình thiết kế có cấp độ tương ứng với hạng năng lực muốn xin cấp. Ví dụ:
    • Hạng I: Đã thiết kế ít nhất 01 công trình từ cấp I trở lên hoặc 02 công trình từ cấp II trở lên cùng loại công trình đăng ký.
    • Hạng II: Đã thiết kế ít nhất 01 công trình từ cấp II trở lên hoặc 02 công trình từ cấp III trở lên cùng loại công trình đăng ký.
    • Hạng III: Đã thiết kế ít nhất 01 công trình từ cấp III trở xuống.

Điều kiện về hệ thống quản lý chất lượng: Có hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với lĩnh vực đăng ký hoạt động (ví dụ: áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001).

Điều kiện về năng lực tài chính và máy móc, thiết bị, phần mềm: Đảm bảo năng lực tài chính, sở hữu hoặc có khả năng tiếp cận các máy móc, thiết bị, phần mềm thiết kế chuyên dụng cần thiết để thực hiện công việc.

3. Phân loại Chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng (theo hạng)

Chứng chỉ năng lực được phân thành 3 hạng (Hạng I, Hạng II, Hạng III), mỗi hạng có phạm vi hoạt động khác nhau:

• Hạng I: Được thiết kế công trình tất cả các cấp cùng loại được ghi trong chứng chỉ năng lực.
• Hạng II: Được thiết kế các công trình từ cấp II trở xuống cùng loại được ghi trong chứng chỉ năng lực.
• Hạng III: Được thiết kế các công trình từ cấp III trở xuống cùng loại được ghi trong chứng chỉ năng lực.

III. Quy trình đăng ký thành lập công ty tư vấn thiết kế và cấp Chứng chỉ năng lực

Quy trình để thành lập công ty tư vấn thiết kế bao gồm hai giai đoạn chính:

Giai đoạn 1: Đăng ký thành lập doanh nghiệp (Tại Sở Kế hoạch và Đầu tư)

1. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp:
   • Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Theo mẫu quy định, ghi rõ loại hình, tên công ty, địa chỉ, vốn điều lệ, thông tin người đại diện theo pháp luật và các ngành nghề kinh doanh liên quan đến tư vấn thiết kế (Mã ngành 7110 và các mã chi tiết).
   • Điều lệ công ty: Quy định chi tiết về tổ chức và hoạt động của công ty.
   • Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập: Đối với công ty TNHH Hai thành viên trở lên, Công ty Cổ phần (kèm thông tin cá nhân/tổ chức, phần vốn góp, tỷ lệ vốn góp).
   • Bản sao các giấy tờ pháp lý của cá nhân/tổ chức: CCCD/CMND/Hộ chiếu (bản sao công chứng hoặc chứng thực) của cá nhân; Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp và văn bản ủy quyền của tổ chức.
   • Văn bản ủy quyền (nếu có): Nếu không phải người đại diện theo pháp luật trực tiếp nộp hồ sơ.
2. Nộp hồ sơ: Tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính. Có thể nộp trực tiếp, qua đường bưu điện hoặc nộp trực tuyến.
3. Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Trong 03 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.

Giai đoạn 2: Đề nghị cấp Chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng (Tại Bộ/Sở Xây dựng)

Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty cần tiến hành ngay thủ tục xin cấp Chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng phù hợp với lĩnh vực thiết kế muốn hoạt động.

1. Chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp Chứng chỉ năng lực:
   • Đơn đề nghị cấp chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng (theo mẫu quy định).
   • Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty.
   • Tệp tin chứa ảnh chụp từ bản chính các văn bằng, chứng chỉ của các cá nhân chủ chốt (chứng chỉ hành nghề thiết kế, bằng cấp chuyên môn liên quan đến ngành kỹ thuật xây dựng).
   • Tệp tin chứa ảnh chụp từ bản chính hợp đồng lao động của các cá nhân chủ chốt với công ty.
   • Hồ sơ kê khai kinh nghiệm của tổ chức (các hợp đồng thiết kế, biên bản nghiệm thu hoàn thành…) hoặc kinh nghiệm của các cá nhân chủ chốt đã tham gia các dự án thiết kế phù hợp với hạng năng lực muốn xin.
   • Bản kê khai năng lực tài chính trong 3 năm gần nhất, danh mục máy móc thiết bị, phần mềm máy tính có liên quan phục vụ hoạt động thiết kế.
   • Quyết định thành lập (đối với đơn vị sự nghiệp).
2. Cơ quan có thẩm quyền cấp:
   • Bộ Xây dựng: Cấp chứng chỉ năng lực hạng I.
   • Sở Xây dựng: Cấp chứng chỉ năng lực hạng II, hạng III.
   • Ngoài ra, một số tổ chức xã hội – nghề nghiệp được công nhận cũng có thể cấp chứng chỉ năng lực hạng II, hạng III cho hội viên của mình.
3. Thời gian giải quyết:
   • Trong 05 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc không hợp lệ.
   • Trong 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp chứng chỉ năng lực (đối với cấp lần đầu, điều chỉnh hạng, gia hạn).

Giai đoạn 3: Hoàn tất các thủ tục sau thành lập và cấp phép

Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng, công ty cần thực hiện các công việc sau để chính thức đi vào hoạt động:

• Khắc dấu pháp nhân: Công ty có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu, sau đó thông báo mẫu con dấu lên Cổng thông tin quốc gia.
• Mở tài khoản ngân hàng: Mở tài khoản ngân hàng của công ty để thực hiện các giao dịch kinh doanh.
• Đăng ký chữ ký số điện tử: Để thực hiện các giao dịch điện tử như nộp thuế online, kê khai báo cáo thuế, hóa đơn điện tử.
• Khai và nộp thuế ban đầu: Thực hiện nghĩa vụ khai và nộp thuế môn bài (lệ phí môn bài), thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, v.v.
• Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử.
• Treo biển hiệu tại trụ sở công ty.

Thành lập công ty tư vấn thiết kế là một quá trình đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về cả mặt pháp lý doanh nghiệp lẫn năng lực chuyên môn trong lĩnh vực xây dựng. Đặc biệt, việc đáp ứng các điều kiện về nhân sự có chứng chỉ hành nghề và kinh nghiệm dự án là yếu tố then chốt để công ty bạn có thể được cấp Chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng. Do tính chất phức tạp và đòi hỏi chuyên môn của các thủ tục này, việc tìm kiếm sự hỗ trợ từ các công ty tư vấn pháp lý hoặc dịch vụ thành lập doanh nghiệp chuyên nghiệp là rất cần thiết để đảm bảo quá trình diễn ra thuận lợi và đúng pháp luật.