Điều kiện thành lập công ty tư vấn giám sát xây dựng tại Việt Nam

Điều kiện thành lập công ty tư vấn giám sát là một trong những mối quan tâm hàng đầu đối với các cá nhân, tổ chức muốn tham gia vào lĩnh vực xây dựng. Hoạt động tư vấn giám sát thi công xây dựng công trình là một ngành nghề kinh doanh có điều kiện, được pháp luật quy định chặt chẽ nhằm đảm bảo chất lượng, an toàn và hiệu quả của các công trình xây dựng. Việc thành lập công ty tư vấn giám sát không chỉ cần tuân thủ các quy định chung của Luật Doanh nghiệp mà còn phải đáp ứng các điều kiện chuyên biệt về năng lực hoạt động xây dựng.

I. Điều kiện chung để thành lập công ty tư vấn giám sát

Để thành lập công ty tư vấn giám sát, trước tiên bạn cần đáp ứng các điều kiện pháp lý cơ bản của một doanh nghiệp:

Loại hình doanh nghiệp: Bạn có thể lựa chọn một trong các loại hình doanh nghiệp phổ biến như:

• • Công ty TNHH Một thành viên: Phù hợp nếu bạn là cá nhân hoặc một tổ chức muốn tự mình thành lập và chịu trách nhiệm hữu hạn.
  • Công ty TNHH Hai thành viên trở lên: Dành cho nhóm từ 02 đến 50 cá nhân/tổ chức cùng góp vốn, chịu trách nhiệm hữu hạn.
  • Công ty Cổ phần: Thích hợp với quy mô lớn, có nhu cầu huy động vốn từ nhiều cổ đông, tối thiểu 03 cổ đông.
  • Doanh nghiệp tư nhân: Chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm vô hạn, không có tư cách pháp nhân độc lập với chủ sở hữu.

Tên công ty: Điều kiện thành lập công ty tư vấn giám sát về tên phải tuân thủ nghiêm ngặt Luật Doanh nghiệp:

• • Tên công ty phải bao gồm Loại hình doanh nghiệp và Tên riêng. Ví dụ: Công ty TNHH Tư vấn Giám sát ABC, Công ty Cổ phần Giám sát XYZ.
  • Tên không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trên phạm vi toàn quốc. Bạn cần tra cứu kỹ lưỡng trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
  • Không được sử dụng các từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục.

Địa chỉ trụ sở chính: Trụ sở công ty phải có địa chỉ rõ ràng, cụ thể (số nhà, ngách/hẻm, phố, xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố). Lưu ý: Không được đặt trụ sở tại căn hộ chung cư (trừ trường hợp chung cư được cấp phép kinh doanh thương mại và có quy định riêng).

Ngành, nghề kinh doanh: Bạn cần đăng ký chính xác mã ngành nghề liên quan đến tư vấn giám sát. Mã ngành phù hợp nhất cho hoạt động tư vấn giám sát thi công xây dựng công trình là 7110 – Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan, trong đó có các nhóm chi tiết như:

• • 71109 – Hoạt động tư vấn kỹ thuật có liên quan khác (bao gồm tư vấn giám sát thi công xây dựng).

Vốn điều lệ: Đối với ngành nghề tư vấn giám sát thi công xây dựng, pháp luật hiện hành không quy định mức vốn pháp định tối thiểu bắt buộc. Tuy nhiên, mức vốn điều lệ đăng ký cần phù hợp với quy mô hoạt động, năng lực tài chính và uy tín mà công ty muốn xây dựng. Việc công bố vốn điều lệ phù hợp cũng thể hiện trách nhiệm của các thành viên/cổ đông đối với công ty.

II. Điều kiện chuyên biệt: Chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng cho công ty tư vấn giám sát

Ngoài các điều kiện chung về doanh nghiệp, để thành lập công ty tư vấn giám sát và được phép hoạt động, điều kiện tiên quyết và quan trọng nhất là công ty phải được cấp Chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng phù hợp với lĩnh vực giám sát thi công xây dựng. Đây là “giấy phép con” bắt buộc theo quy định của Luật Xây dựng và các Nghị định hướng dẫn.

1. Điều kiện của tổ chức để được cấp Chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng

Theo Nghị định 15/2021/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn, để được cấp chứng chỉ năng lực cho tổ chức tư vấn giám sát, công ty phải đáp ứng các điều kiện sau:

Là doanh nghiệp hoặc tổ chức có chức năng hoạt động xây dựng: Được thành lập hợp pháp theo quy định của Luật Doanh nghiệp hoặc pháp luật có liên quan, có ngành nghề kinh doanh phù hợp với lĩnh vực hoạt động xây dựng.

Điều kiện về nhân sự chủ chốt:

• • Người giữ các chức danh chủ chốt (như Giám đốc, Trưởng phòng, Trưởng bộ phận giám sát, các Giám sát trưởng…) phải có hợp đồng lao động với công ty.
  • Cá nhân phụ trách các lĩnh vực chuyên môn (ví dụ: giám sát xây dựng dân dụng và công nghiệp, giám sát giao thông, giám sát thủy lợi…) phải có chứng chỉ hành nghề giám sát thi công xây dựng phù hợp với hạng và lĩnh vực công việc mà công ty đăng ký. Các chứng chỉ này được phân hạng I, II, III.
  • Số lượng và kinh nghiệm của các cá nhân có chứng chỉ hành nghề phải đủ để đáp ứng yêu cầu về hạng năng lực của tổ chức (Hạng I, Hạng II, Hạng III) mà công ty muốn đăng ký.

Điều kiện về kinh nghiệm hoạt động:

• • Công ty đã thực hiện (hoặc cá nhân chủ chốt đã tham gia) các công trình giám sát thi công xây dựng có cấp độ tương ứng với hạng năng lực muốn xin cấp. Ví dụ:
    • Hạng I: Đã giám sát ít nhất 01 công trình từ cấp I trở lên hoặc 02 công trình từ cấp II trở lên cùng loại công trình đăng ký.
    • Hạng II: Đã giám sát ít nhất 01 công trình từ cấp II trở lên hoặc 02 công trình từ cấp III trở lên cùng loại công trình đăng ký.
    • Hạng III: Đã giám sát ít nhất 01 công trình từ cấp III trở xuống.

Điều kiện về hệ thống quản lý chất lượng: Có hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với lĩnh vực đăng ký hoạt động.

Điều kiện về năng lực tài chính và máy móc, thiết bị: Đảm bảo năng lực tài chính, máy móc, thiết bị và phần mềm cần thiết để thực hiện công việc giám sát.

2. Phân loại Chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng (theo hạng)

Chứng chỉ năng lực được phân thành 3 hạng (Hạng I, Hạng II, Hạng III), mỗi hạng có phạm vi hoạt động khác nhau:

• Hạng I: Được giám sát thi công xây dựng công trình tất cả các cấp cùng loại được ghi trong chứng chỉ năng lực.
• Hạng II: Được giám sát thi công xây dựng các công trình từ cấp II trở xuống cùng loại được ghi trong chứng chỉ năng lực.
• Hạng III: Được giám sát thi công xây dựng các công trình từ cấp III trở xuống cùng loại được ghi trong chứng chỉ năng lực.

III. Quy trình đăng ký thành lập công ty tư vấn giám sát và cấp Chứng chỉ năng lực

Quy trình để thành lập công ty tư vấn giám sát bao gồm hai giai đoạn chính:

Giai đoạn 1: Đăng ký thành lập doanh nghiệp (tại Sở Kế hoạch và Đầu tư)

1. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp:
   • Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
   • Điều lệ công ty.
   • Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập (tùy loại hình).
   • Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân/tổ chức liên quan (CCCD/CMND/Hộ chiếu của cá nhân; Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp của tổ chức và văn bản ủy quyền).
2. Nộp hồ sơ: Tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính. Có thể nộp trực tiếp, qua bưu điện hoặc trực tuyến.
3. Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Trong 03 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.

Giai đoạn 2: Đề nghị cấp Chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng 

Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty cần tiến hành ngay thủ tục xin cấp Chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng.

1. Chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp Chứng chỉ năng lực:
   • Đơn đề nghị cấp chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng (theo mẫu).
   • Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
   • Tệp tin chứa ảnh chụp từ bản chính các văn bằng, chứng chỉ của các cá nhân chủ chốt (chứng chỉ hành nghề giám sát, bằng cấp chuyên môn).
   • Tệp tin chứa ảnh chụp từ bản chính hợp đồng lao động của các cá nhân chủ chốt với công ty.
   • Hồ sơ kê khai kinh nghiệm của tổ chức hoặc cá nhân chủ chốt thông qua các hợp đồng và biên bản nghiệm thu công việc đã thực hiện.
   • Bản kê khai năng lực tài chính trong 3 năm gần nhất, máy móc thiết bị, phần mềm máy tính có liên quan.
2. Cơ quan có thẩm quyền cấp:
   • Bộ Xây dựng: Cấp chứng chỉ năng lực hạng I.
   • Sở Xây dựng: Cấp chứng chỉ năng lực hạng II, hạng III.
   • Ngoài ra, một số tổ chức xã hội – nghề nghiệp được công nhận cũng có thể cấp chứng chỉ năng lực hạng II, hạng III cho hội viên của mình.
3. Thời gian giải quyết:
   • Trong 05 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc không hợp lệ.
   • Trong 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp chứng chỉ năng lực (đối với cấp lần đầu, điều chỉnh hạng, gia hạn).

Giai đoạn 3: Hoàn tất các thủ tục sau thành lập và cấp phép

Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng, công ty cần thực hiện các công việc sau để chính thức đi vào hoạt động:

• Khắc dấu pháp nhân và công bố mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia.
• Mở tài khoản ngân hàng của công ty.
• Đăng ký chữ ký số điện tử để thực hiện các giao dịch thuế, hóa đơn điện tử.
• Khai và nộp thuế ban đầu (thuế môn bài, các loại thuế khác…).
• Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử.
• Treo biển hiệu tại trụ sở công ty.

Điều kiện thành lập công ty tư vấn giám sát đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về cả mặt pháp lý doanh nghiệp và năng lực chuyên môn xây dựng. Đặc biệt, việc đáp ứng các điều kiện về nhân sự có chứng chỉ hành nghề và kinh nghiệm dự án là yếu tố then chốt để công ty bạn có thể được cấp Chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng. Do tính chất phức tạp của các thủ tục này, việc tìm kiếm sự hỗ trợ từ các công ty tư vấn pháp lý hoặc dịch vụ thành lập doanh nghiệp chuyên nghiệp là rất cần thiết để đảm bảo quá trình diễn ra thuận lợi và đúng pháp luật.